Ibland fungerar inte ett klientförhållande. Kanske är kunden för krävande, har orealistiska förväntningar, betalar sent eller bara inte bra med ditt företag. När det är klart är ett arbetsförhållande inte längre hållbart, det är dags att klippa banden på ett professionellt och enkelt sätt.
Var professionell
Ditt brev borde komma från dig på företags brevpapper. Tiden bokstaven leverans så att du ger mottagaren tillräckligt med tid för att hitta en ersättare för dina tjänster. Adressera den person du jobbar med, leda med en bekräftelse på relationen, och få rätt till poängen. "Även om det har varit ett nöje att vara din PR-representant för de senaste fem åren, den 1 maj 2015, kommer jag inte längre kunna tjäna i den kapaciteten."
Ge en förklaring
Att förklara varför du skjuter upp en klient kan vara svårt, särskilt om förhållandet var äckligt, eller om du är orolig kan kunden dåligt tala om dig till andra. Ett alternativ är att vara öppen och ange den specifika orsaken. "Tyvärr är jag rädd att vi har väldigt olika filosofier om att träffa deadlines och publiceringsscheman, och jag känner inte längre att jag kan vara en effektiv förespråkare för dig i den här positionen."
Om du föredrar att vara mindre konfronterande, kan en mer generisk ursäkt undvika svåra känslor. Till exempel, "Jag är rädd att jag har överskridit mig själv och är tvungen att skära ned på antalet kunder jag representerar."
Erbjuda en färdplan
Om inte en klient har uppfört sig på ett fruktansvärt oprofessionellt sätt som kräver omedelbar avbrytning av band, upprätta en tidsplan för att slutföra utestående projekt. "Som planerat kommer jag att få dina färdiga presspaket levererade i slutet av månaden. Jag kommer också att uppdatera pressarkiv på din webbplats och ge dig både digitala och exakta kopior av de olika tal och presentationer jag har skrivit för dig under de senaste åren. En slutlig faktura är bifogad för din bekvämlighet."
Gör en hänvisning
Om din klient bara inte var bra för dig, men kan vara en värdefull tillgång till en kollega, erbjud dig att göra ett hänskjutande. "Jag skulle vilja hänvisa dig till en kollega, Jane Smith, ABC Public Relations. Hon har en hel del erfarenhet av att hantera kunder i din bransch och jag tror att dina personligheter och affärsfilosofier skulle vara en bra match. Om du skulle vilja att jag skulle ordna ett möte skulle jag vara glad att ställa upp ett."
Skriv en Cordial Close
Ta ditt brev till ett vänligt och professionellt slut. Erbjuda att ytterligare diskutera saken per telefon om kunden föredrar. "Tack igen för möjligheten att representera ditt företag. Om du har några frågor eller vill diskutera någonting personligen, var god kontakta mig direkt. Jag önskar dig fortsatt framgång i alla dina yrkesmässiga ansträngningar."
Skydda dig
Om du har några problem med att skjuta upp en klient från ett juridiskt perspektiv, be en advokat att granska villkoren i ditt kontrakt innan du skriver brevet. Du vill inte bryta mot ett skriftligt avtal, misslyckas med att uppfylla de uppgifter du godkände eller misslyckades med att ge ett korrekt meddelande.
