Om du flyttar till ett annat företag och arbetar i en roll som klienten står inför, kommer du troligen att känna lite konflikt när du går vidare. Å ena sidan kommer du vara angelägen att säga adjö och börja nästa kapitel i din karriär. Å andra sidan kommer du vara ledsen att lämna dina värderade kunder bakom och angelägen om att upprätthålla bra relationer med dem om dina vägar korsar i framtiden. Ett väl utformat brev kommer att lösa dessa problem och försäkra dina kunder om att de kommer att vara välskött när du är borta.
Tala med chefen
Företaget kan ha en tydlig handlingsplan för att berätta för kunder att du lämnar, så gå inte på några tår. Det är möjligt att din chef kommer att vilja hålla nyheten under omslag tills han eller hon har funnit ett sätt att minimera påverkan. I vissa företag kommer en chefschef att meddela kunder som du lämnar - du kan till och med vara hindrad från att kommunicera med kunder om företaget anser att det finns risk för att kunderna följer dig till ditt nya jobb. Fråga din chef innan du gör någon kontakt. Detta visar respekt och bevarar den goda vilja du har byggt med din arbetsgivare.
Presentera din ersättning
Ur ditt kundperspektiv är den viktigaste saken en smidig övergång. Dina kunder kommer att vilja försäkra sig om att den tjänst de har använts inte kommer att påverkas negativt och kontot kommer att vara i goda händer efter att du lämnat. Räkna med kunder genom att ange namn och kontaktuppgifter för din ersättning och ett klart datum för din avresa. Kom ihåg att bygga in någon övergångstid; lämna inte överlämnandet till sista minuten. Dina kunder kommer att uppskatta att du är tillgänglig under övergången för att svara på eventuella frågor och närmare upplysningar innan du tar ut kontot.
Mindre är mer
Använd brevet för att tacka dina kunder och uttrycka hur mycket du trivdes med dem. Om du bor i samma bransch, säg att du ser fram emot att dina vägar passerar igen. Detta låter dörren vara öppen för kunder att leta upp dig i din nästa roll. Berätta för klienterna att du går vidare, men var försiktig med att ge för mycket detalj - mindre är mer med ett lämningsbrev. Plus, om du flyttar till en konkurrent kan din nuvarande arbetsgivare förbjuda dig att ge ditt nya företags namn. Håll fast vid fakta. Du kan alltid följa upp ett telefonsamtal för att svara på frågor till dina viktigaste kunder.
Exempel på en lämnande bokstav
Detta brev visar en artig och respektfull ton:
Kära klient:
Jag skriver för att meddela att jag har avgått min ställning hos ACME Office Interiors. Jag kommer att vara tillgänglig till fredag den 10 oktober, men efter det datumet kommer Jack Jefford att ta över ditt konto. Jack är en erfaren kontohanterare, och jag är övertygad om att du får den allra bästa servicen och supporten. Du kan nå Jack på [email protected] eller telefon på 123-456-7890.
Det har varit ett absolut nöje att jobba med dig under de senaste sex åren, och jag tackar dig för ett bra affärsförhållande under min tid här på ACME. Jag hoppas verkligen att våra vägar korsar igen och önskar er bra i dina framtida insatser.
Vänliga hälsningar,
