På många arbetsplatser fungerar memorandum som ett bekvämt och effektivt sätt att kommunicera. Genom att svara på frågor i ett memorandum, istället för i ansikte mot ansikte, kan du både öka antalet arbetstagare som ditt svar når och ge arbetstagare ett fysiskt eller elektroniskt dokument för att referera senare om de glömmer svaret du gav. För att säkerställa att ditt memo är så effektivt som möjligt, formatera din kommunikation korrekt och komponera det noggrant med publiken i åtanke.
Skapa en noteringskod. Inkludera "Datum:" följt av det fullständiga datum då du skickar ditt memo, "Till:" med en förklaring av vem du skickar memorandum till, "Från:" med ditt namn och "Ämne:" med en kortfattad beskrivning av ämnet. Om du förbereder ditt memorandum via e-post kommer den här rubriken troligtvis redan att vara på plats för dig. Om du skriver ditt memo, lägger du all information ovanpå noteringen, i linje med vänster.
Placera frågan i ämnesraden. Om frågan du adresserar var alltför lång, kondensera den genom att förkorta den till en fras av två eller tre meningsfulla ord. Om du planerar att ta itu med mer än en fråga i ditt memorandum, ange ämnesfrågorna, följt av "Q & A" för att varna anställda till innehållet i noteringen. Genom att placera denna fråga eller Q & A-notationen i ämnesraden gör du det lättare för medarbetarna att hitta noteringen om de behöver refereras senare.
Besvara frågan eller frågorna noggrant, men klart. Anställda vill ha svar på sina frågor, inte ordentlig rambling. Genom att hålla ditt svar tydligt och kort kan du öka sannolikheten för att läsare kan förstå svaret och reagera effektivt på det.
Berätta för de anställda som de ska kontakta om de behöver ytterligare information. Om du vill rensa upp förvirring kring frågorna själv, be dem att prata med dig. Om det finns en annan avdelning inom ditt företag som skulle vara bättre för att svara på frågor om ämnet, berätta för dina anställda att referera till en viss person inom denna avdelning och inkludera personens kontaktuppgifter.
