Företag, enskilda entreprenörer och ideella organisationer bygger politiska uttalanden för att uttrycka riktlinjerna för genomförandet av och deltagandet i deras tjänster. Dessa policyer fastställer protokoll och anger parametrar som alla som ingår avtal med eller besöker en plats måste följa. Utformningen av dessa policyer börjar med inkomster från alla organisatoriska enheter, förutom att upprätta en direkt korrelation med företagets mål. För politiska författare dominerar forskning, förberedelse och beslut om format och distribution huvuddelen av protokollskrivningsprocessen.
Förbered dig på att skriva. Samla anteckningsmaterial, säkra en utsedd dator eller ordbehandlare och välj ett utrymme för att utföra huvuddelen av skrivandet. Dessutom väljer du policyens eller protokollets primära språk samtidigt som du överväger ordstil och typsnittstyperna för policydokumentet.
Genomföra möte med nyckelpersoner för inmatning om skapandet av en ny policy eller ett dokument. Till exempel kräver fysiska säkerhetspolitiska parametrar både en personalrepresentant och säkerhetspersonal att ge sina synpunkter på politiska krav. Ta mötesminuter för användning vid att skapa policyer eller protokoll från information som samlats in.
Utvärdera företaget eller serviceuppdraget. Använd språket och tillämpningen av företagets uppdrag som en vägledning för den övergripande tonen i politiken eller protokollet. Upprepningen av noggranna planerings- och rapporteringsåtgärder har till exempel stor betydelse för beslutsfattare inom industrisäkerhetssamhället.
Forskning publiken. Räkna antalet kunder, entreprenörer eller anställda som utgör den primära publiken för policydokumentet. Identifiera dessa personers arbets- eller affärsrelaterade placering för att bestämma plats- och distributionsbehov. Dessutom granska arbetstidsbeskrivningar och kontrakt för eventuellt införande i policydokumentet.
Granska den fysiska layouten på arbetsplatsen eller affärsutrymmet. Dokumentera måtten, befintliga trafikvägar och dedikerade områden, såsom toaletter och arbetssalonger, för användning vid skapandet av en miljö- och säkerhetsdel av protokolldokumentet. Kontakta externa organ, t.ex. den lokala brandkåren eller arbetssäkerhetsorganisationen, för att bestämma krav som maximala kapacitetsgränser och obligatoriska brandsäkerhetsanordningar.
Granska befintliga företagsdokument. Samla alla befintliga företagspolicybokstäver, tidigare protokollhandböcker och servicerelaterade dokument för användning vid konstruktion av ett nytt policy- och procedurdokument. Identifiera föråldrad information och uppdatera viktiga data efter behov. För blanketter som kräver officiella signaturer, lokalisera den ursprungliga signatorn eller en lämplig ersättning eller surrogat. Kassera föråldrade data som kan innehålla känslig information.
Forskningens produktsäkerhet och användning. Produktdistributörer, återförsäljare eller tillverkare måste undersöka de korrekta användnings- och säkerhetsåtgärderna för en såld eller tillverkad produkt. Lägg till den här informationen i proceduravsnittet i tjänstehandboken när du lägger fram säkerhets- och akutdata. Lägg till säker hanterings- och bortskaffningsdata för föremål som existerar som eller innehåller farligt material.
Skapa flera format. Bok- och elektroniska versioner av policyen eller protokollet ger bekvämlighet för dokumentets publik. Elektroniska policyhandlingar gör att läsare enkelt kan granska politiken från flera platser. Dessutom ger bok eller hårddiskformat en fysisk version för snabb granskning vid behov.
