Policyändringsbrev är svåra att skriva eftersom förändringen vanligtvis inte gynnar kunden eller medarbetaren, även om det är nödvändigt. Policyändringsbrev, som alla bokstäver som ger negativa nyheter, kräver noggrann förberedelse och övervägande. Om du skriver brevet noggrant kan det förklara motiveringen för förändringen och behåller fortfarande kundernas eller anställdas goodwill.
Använd ditt företags brevhuvud. Eftersom detta brev är en juridisk anmälan av en policyändring, bör den se ut som officiell och formell.
Skriv in hela datumet. Hoppa över ett linjeplan.
Skriv mottagarens namn, organisation och adress. Om det här brevet är en massutskick till alla anställda eller alla klienter, kan du antingen släppa bort namn och adress eller använda brevfogningsfunktionen i ditt ordbehandlingsprogram för att automatiskt infoga namn och adress för varje brev. Hoppa över ett annat radutrymme.
Skriv "Kära Herr / Ms. (Namn)" följt av ett kolon. Om det här är ett massbrev, använd en generell hälsning som "Kära värderad kund" eller "Kära anställd" istället. Hoppa över ett annat radutrymme.
Börja brevet genom att förklara det problem som ledde till policyändringen. Använd fakta eller statistik som hjälper till att övertyga mottagaren. Diskutera alltid problemet först i ett negativt meddelande - om mottagaren förstår problemet kommer hon troligen att acceptera din lösning.
Förklara policyändringen i specifikt, tydligt språk. Förklara när den nya policyn kommer att träda i kraft, följderna av att inte följa policyen och eventuella detaljer som arbetstagaren eller kunden behöver göra för ändringen.
Tack klienten eller medarbetaren för hennes tid och samarbete. Ge kontaktinformation för henne att använda om hon har några frågor om policyn.
Skriv "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre rader. Skriv ditt fullständiga namn och titel. Skriv ditt namn ovanför ditt typnamn.
Gör en kopia av brevet för dina poster och ge en annan kopia till din juridiska avdelning. Maila de ursprungliga bokstäverna. Om policyändringen är viktig eller resultatet av en ändring i en lag, skicka bokstäverna med certifierat brev så att du kommer att registrera när varje mottagare mottog deras brev.
tips
-
Håll brevet kort och artigt. Förklara inte negativa nyheter, vilket kan skapa oavsiktliga smutthullar i policyändringen.
