Ett skriftligt brev som adresserar kundklagomålet kommer att ses som en direkt återspegling av ditt företag eller produkt. En noggrann och professionell kommunikation kan förhindra att du förlorar en kund, förhindrar dålig framtida reklam för ditt företag eller ens skapar goodwill med en framtida kund. Eftersom det skrivna brevet också är ett "pappersspår" som inte kan hämtas när det skickats är det viktigt att ingen av de angivna uppgifterna skapar framtida eller ytterligare ansvar för företaget. De bästa professionella svaren är artiga, koncisa och direkta.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Skrivare (om postbrev)
-
Tillgång till Internet (om e-postbrev)
-
Kuvert
-
Stämpel
-
Papper
Använd det datum då du skickar brevet, och klagarens fullständiga namn och adress längst upp i brevet. Om du inte använder en företagslogo på e-brev eller på brevpapper, var noga med att lägga till din företagsinformation efter bokstäverens underskrift. Skriv brevet på en dator - handskriven bokstäver är personliga och inte professionella i naturen.
Tack klaganden för att ta dig tid att kontakta dig med anledningen till hans missnöje med din produkt eller tjänst. Var specifik om att återställa vad hans missnöje var så han är tydlig att du förstår hans klagomål.
Ange din avsikt att arbeta med klaganden på alla sätt för att lösa problemet till henne och din gemensamma tillfredsställelse.
Ange att du kommer att kontakta den klagande direkt för att arbeta med en lösning och att du också kommer att utvärdera hur du och ditt företag kan förhindra att missnöje återkommer.
Be om ursäkt för besväret och återupprepa din uppskattning för kundens vilja att kontakta dig för en möjlig lösning.
Uttrycka din avsikt att arbeta för att behålla kundens verksamhet och ange hur viktigt hans tillfredsställelse är för ditt företag.
Lämna några rader för din personliga signatur (om detta är ett skriftligt brev) och avsluta med ditt fullständiga namn, professionell titel och din fullständiga företagsinformation. Om du skickar ett e-postmeddelande, var noga med att lägga till en "tack för att du kontaktar oss" rad i ämnet för e-postmeddelandet.
tips
-
Använd det traditionella blockformatformatet som innehåller datumet, kundens fullständiga namn och adress, ditt fullständiga namn och kontaktuppgifter samt en personlig signatur. Kör alltid en stavnings- och grammatikkontroll på slutprodukten och få en snabb korrekturläsning från en oberoende källa om möjligt. Ingenting återspeglar sämre på din professionella bild än ett brev som är slarvigt formaterat och riddled med felstavningar eller dålig grammatik.
Varning
Oavsett hur svår eller oprofessionellt det klagomål du fått, avstå från något tvivelaktigt eller anklagande språk i ditt svar. Ditt skriftliga svar kan i sista hand hamna i många människors och till och med potentiella kunder. Även om du inte kan helt tillfredsställa det klagomål du får, är ett professionellt och vänligt svarbrev inriktat på att bygga gemensam grund och god vilja. Det speglar också positivt på dig eller ditt företag med någon annan som kanske ser brevet.
