När man letar efter ett jobb kan ett referensbrev från en tidigare arbetsgivare vara oerhört användbart för att validera kandidatens kompetens, kvalifikationer och erfarenhet. Men rädsla för rättsliga påståenden och kostsamma tvister hindrar arbetsgivare från att utesluta referenser för uppsatta anställda. Att skriva ett referensbrev måste därför kontaktas med försiktighet.
Kontakta din personalavdelning om företagets policy för referensbrev till tidigare anställda. Många arbetsgivare har policy om referenser som skapar potentiellt ansvar i anspråk som lämnats av antingen efterföljande arbetsgivare eller den tidigare anställda. Undersök din stats lag om arbetsgivarimmunitet avseende referensbrev till tidigare anställda. Framtida arbetsgivare skulle vilja få sanningsenliga och fullständiga referenser om en kandidats arbetshistoria. Det är emellertid svårt att få information från tidigare arbetsgivare som oroar sig för de juridiska konsekvenserna och potentiella påståenden från anställda med mindre än stellar anställningsrekord.
Granska den tidigare anställdas personaldokument för att avgöra varför hon lämnade företaget. Avslutningsskälet kan också bli ett problem när du bygger ett referensbrev. Tänk på den person du riktar upp referensbrevet om, om den tidigare anställde är berättigad till rehire eller om hon gav tillräckligt med uppsägningstid.Om hon följde företagsprincipen eller protokollet för att uppmana sin avgång, är det här problem, och du kan troligen gå vidare för att skriva ett brev.
Hämta adressatens fullständiga namn och titel. Om arbetstagaren ber dig skriva ett generiskt referensbrev adresserat "till vilket det kan vara fråga", förklara begränsningarna för ett sådant brev. Berätta för honom att du föredrar att skriva ett brev till en viss person eller ett företag så att du har en rekord över hur referensbrevet används och för vilka ändamål. Ett generellt referensbrev bör innehålla strikt faktuell information, begränsad till anställningsdatum, arbetsnamn och lön. Dessa är grundläggande fakta om anställning som skulle tillhandahållas vid eventuell verifiering av anställning. uppmanas att skriva ett generiskt referensbrev, för att undvika att ge mer information än vad som vanligtvis skulle inkluderas i en standardanställningsverifiering.
Utarbeta en referensbrev än innehåller faktiska uppgifter, såsom anställningsdatum, arbetsuppgifter, en kortfattad beskrivning av arbetsuppgifter och ansvar och, om så önskas, start och slut lön. Dubbelkontrollera medarbetarens personaldokument för att säkerställa att du tillhandahåller korrekt information och granska ditt utkast med personaldirektören om det behövs. Om du skriver ett brev som innehåller mer information om arbetstagarens prestanda begränsar du informationen som du anger om arbetstagaren är berättigad till rehire. Om den tidigare anställde var en modellanställd utan prestationsfrågor under hennes anställning, konstruera referensen på ett sätt som återspeglar det så länge du har prestationsbedömningar för att säkerhetskopiera det.
