Att skapa och genomföra en budget är avgörande för företag eller organisation av många anledningar. Förberedelse av en kapitalbudget är nödvändig för att öka vinsten och minimera kostnaderna. De flesta företag och organisationer planerar vanligtvis en budget för en 12-månadersperiod, vilket gör det möjligt för ledningen att ta en titt på den större bilden. En kapitalbudget skiljer sig från en kortsiktig budget genom att man tittar på långfristiga placeringar, undersöker inköp eller uppgradering av anläggningstillgångar som byggnader, maskiner och utrustning.
Identifiera finansiella mål som tydligt definierar organisationens kapitalutvecklingsmål. Inkludera tidsramen för att uppnå dessa mål. Prioritera behoven, och bestäm sedan hur finansieringen av dessa behov kommer att påverka budgeten. Innan du utarbetar en slutgiltig budget bör cheferna överväga vilka åtgärder som kan vidtas för att förbättra prestanda inom vissa områden, särskilt när det oväntade händer.
Behöver stöd för specifika finansieringsprioriteringar. Tänk på att det inte kommer att finnas tillräckligt med pengar för att finansiera varje huvudprojekt på organisationens önskelista. Arbeta med andra medlemmar i finansutskottet för att fastställa utvärderingskriterier för prioritering. Till exempel kan behovet mätas med det nuvarande tillståndet eller användningen av fysiska tillgångar som byggnader och utrustning. Å andra sidan kan övervägande av vissa projekt baseras på hälso- och säkerhetsfaktorer eller samhällets totala fördel.
Samla in de uppgifter som behövs för att uppskatta finansieringen av kapitalbehov. Analysera finansiella rapporter inklusive resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys för att få en bättre uppfattning om organisationens långsiktiga finansiella hälsa. Finansiering av kapitalutgifter innebär att du betalar extra pengar i ränta. Även om det inte är vanligt ett klokt beslut för en organisation att finansiera all skuld, kan betalande pengar påverka kassaflödet genom att väsentligt minska operativt kapital.
Tänk på genomförbarheten av eventuella investeringar som nybyggnation, större renoveringar eller ny utrustning först genom att titta på hur lång tid det tar att återhämta kostnaden för större investeringar. Undersök andra alternativ, och överväga om projektets kostnader är berättigade, eller om det finns sätt att minska dessa kostnader. Slutligen bestämma om investeringar i ett visst kapitalprojekt ökar värdet av organisationen som helhet. Tänk på att du kanske måste försvara budgetbeslut till andra i organisationshierarkin.
Utkast till en föreslagen budget som allokerar resurser genom att bedöma resultaten av tidigare projekt i alla långsiktiga planeringsinsatser. Eftersom de flesta kapitalprojekt tar år att utvecklas används ofta jämförelser mellan år och år för att utvärdera prestanda. Beslutet att investera i nya projekt eller tillgångar beror inte bara på den långsiktiga kostnaden för att finansiera projektet utan också bygger på det kassaflöde som ett projekt förväntas generera de närmaste åren. Budgeten bör i detalj beskriva hur enskilda kapitalkostnader kommer att finansieras. En solid utgiftsplan måste visa hur pengar kommer att avsättas för eventuella förbättringar som rekommenderas.
Mät framsteg genom att regelbundet övervaka verksamheten under hela verksamhetsåret. Kapitalprojektplanering handlar lika mycket om att mäta resultat som det handlar om att utvärdera och välja kapitalprojekt. Projekt måste slutföras inom tidsramen och enligt de steg som anges i budgeten.
tips
-
Varje avdelning inom en organisation måste definiera sina mål och metoder för rapportering av framsteg. Det främsta målet att utveckla en kapitalbudget är att skapa en tydlig koppling mellan individuella avdelningsmål och organisationens allmänna uppdrag.
Fastän budgetbudgeten fokuserar på långsiktig planering bör framstegen mätas rutinmässigt om det är dagligt, veckovis eller månatligt.
