Oavsett om du driver ett litet företag eller hanterar sin ekonomi är det viktigt att du förstår skillnaderna mellan ersättningsbara kostnader och skattepliktig inkomst. IRS är särskilt när det gäller vad som kan klassificeras som en ersättningsbar kostnad, och straff kan uppstå om du gör det felaktigt. Noggrann registrering och underhåll av intäkter är viktigt om ditt företag någonsin skulle granskas.
Vad är ersättningsbara kostnader?
När du tillhandahåller varor eller tjänster till en kund kan det finnas tillfällen när du antar kostnaden för en extra tjänst eller vara av artighet till den kunden. Du kan välja att inte debitera kunden för dessa kostnader. Om du gör det kommer emellertid beloppet senare att visas som inkomst i ditt kontoplan. Eftersom det inte är regelbunden inkomst, är det nödvändigt att skilja.
Närhelst du påbörjar utgifter för kundens räkning under ditt arbete, skulle dessa kostnader omfattas av kategorin ersättningsbar kostnad. Till exempel kan leveransavgifter eller resekostnader räknas som ersättningsbara kostnader. Bränslekostnader, måltider eller hotellrum kan också klassificeras som återbetalningsbara. Under normal affärsverksamhet dikterar du att det här är en kostnad när du uppbär det och en inkomstpost när du debiterar det till kunden.
Om du är ett litet företag och använder en underleverantör kan du behöva hantera ytterligare ersättningsbara kostnader som kallas genomgångskostnader. Om du till exempel tillhandahåller webbplatsunderhållstjänster till din kund för $ 500 per månad och du betalar en underleverantör $ 500 per månad för att utföra arbetet, är denna kostnad inte inkomst för dig, utan snarare en genomgångskostnad. Du måste tillhandahålla underleverantören med formuläret 1099 i slutet av räkenskapsåret och behålla noga register över vad du fakturerade din kund och vad du betalade ut för samma arbete.
Är ersättningar skattepliktig inkomst?
När en ersättning betalas till en anställd eller ett företag måste det registreras korrekt för att det ska betraktas som oskattbart. Till exempel, på en anställds löneställe, måste en ersättning noteras som sådan och inte bara inkluderad bland arbetstagarens övriga inkomst. I ditt företags kontoplan måste du notera att det är en ersättningsbar kostnad när du först dokumenterar den. På så sätt kan du kryssa över din inkomstlista senare för att verifiera att den inte är skattepliktig.
Under förutsättning att kostnader och inkomstposter har dokumenterats korrekt och spåras, anses ersättningar inte som skattepliktig inkomst. Du får inte betalt för en tjänst eller tjänst i det här fallet, utan lägger ut en viss summa pengar som nu återbetalas till dig.
Korrekt spårning av återbetalningsbara kostnader
Förutom att du dokumenterar återbetalningsbara kostnader korrekt i ditt kontoplan måste du behålla noga register. Fyll i alla kvitton, utlåtanden eller annan dokumentation som hänför sig till kostnaden om det är möjligt. Håll en kopia med räkenskapsårets skattpapper så att du kan hänvisa till det vid en revision eller eventuella frågor som kan uppstå. Utan ordentlig dokumentation kan IRS argumentera för att din ersättningsutgift borde ha behandlats som skattepliktig inkomst istället, vilket skulle leda till att ditt företag berodde mer i slutet av räkenskapsåret.
