Viktigt möte? Kommande blodkörning? Det kan finnas många skäl att skicka ut ett övertygande affärsmeddelande. Eventuella noterade meddelanden måste vara välskrivna eftersom det representerar dig och din avdelning. Och självklart vill du övertyga människor att delta, anmäla, ge eller vad du ber dem att göra. Genom att följa några riktlinjer när du skriver överredande noteringar kan du få de resultat du vill ha.
Identifiera din publik
Förstå läsaren eller målgruppen. Ett memo till ditt lag kommer sannolikt att vara annorlunda i ton från ett notat till styrelsen. Medan alltid professionellt i naturen måste vissa noteringar vara mer formella i tal. Andra faktorer, såsom ålder, kön och utbildningsnivå, kan också spela en roll för att skriva ett övertygande notat.
Ange ditt tema
Det kanske låter dumt, för du tänker förstås vet du vad ditt memo ska handla om. Men att skriva ett tydligt tema för ditt brev hjälper dig att fokusera på exakt vad du vill hända. Om du förklarar det kortfattat hjälper du dig att komma till rätta utan att behöva för mycket ytterligare kommentarer. Att ange temat är bara för din referens när du skriver. Du meddelar inte ditt tema till läsarna. Till exempel kan ditt tema vara "stödja blodkörningen nästa tisdag."
Skissera memo
Ooh, det är det hatade ordet från sjunde klassen på genom gymnasiet, "disposition". koppla av. Detta är bara en informell skiss av vem läsaren är, vad du vill att han ska göra och varför han ska göra det. Ingen kommer se detta men du; ingen grammatiker kommer att hänga över din axel eller ta en röd penna till det eftersom du inte alltid har en punkt B att gå med din punkt A. Denna översikt hjälper dig bara att beställa dina tankar. Din disposition kan bara vara punktpunkter i ordning:
- Stöd bloddriften nästa tisdag.
- Blodstationer räddar liv.
- Alla blodtyper behövs.
- Boka tid.
Lägg till anteckningar till konturen där detaljerna är meningsfulla:
- Stöd blodkörningen nästa tisdag den 25 september 08:00 - klockan 12.00
- Blodstationer räddar liv.
- Alla blodtyper behövs.
- Gör ett möte så att du inte behöver vänta. Ring upp ____
Håll det kort och fokuserat
Börja skriva med din skiss och anteckningar. Kom ihåg att noterna är korta och fokuserade. Beskriv kortfattat, men i detalj, vad du vill att läsaren ska göra, varför, hur en när. Ange fördelarna med att vidta åtgärder. Att få människor att hålla med vad du föreslår och gör som du begärde är det ultimata målet för ett övertygande notat. Men för att övertyga människor om att vad du föreslår är en bra idé, måste du ge läsarna skäl till varför de borde följa. Berätta för folk vad som kommer att uppnås och ge de viktigaste fördelarna med att göra vad du frågar.
Redigera och skriva om
Kontrollera efter grammatik och stavfel. Medan tanken bakom notiset är viktigt, räknas små saker också. Ett memo kommer att vara mer övertygande om det är välskrivet och fritt från grammatiska och typfel. Företagare har höga förväntningar. Om notatet är övertygande men har märkbara fel, kommer dessa misstag att minska memoens inverkan och effektivitet. Efter det första utkastet, sätt det åt sidan och kom tillbaka till det om några minuter eller några timmar, beroende på hur mycket tid du har innan du behöver skicka den. Läs om memo och gör några ändringar du tror kommer att förbättra det.
Om du till exempel tror att det kan använda mer övertalning, gör lite forskning för tvingande fakta:
- Stöd blodkörningen nästa tisdag den 25 september, från 8:00 till 12:00.
- Blodstationer räddar liv. Bara i fjol användes ____ blodpennor på vårt lokalsjukhus på grund av nödsituationer och transfusioner. Allt tack till blodgivare.
- Alla blodtyper behövs.
- Ring ____ för att göra ett möte så att du inte behöver vänta.
Be om feedback först
Innan du skickar notatet får du feedback från andra. Fråga några personer vars åsikter du tycker om att läsa den innan du skickar den ut. Fråga om de skulle övertalas att vidta åtgärder och, om inte, varför. Lyssna på några förslag och försök att införliva några användbara idéer i notatet. Ett övertygande notat brukar ta några utkast innan det är tillräckligt bra att distribueras.
