Ett välskrivet memo kan hjälpa dig att snabbt få godkännande för att köpa datorer till ditt företag eller organisation. Anmälan måste tydligt ange behovet av datorer, varför inköpet ska göras nu och tydligt beskriva eventuella alternativ. Anmälan ska baseras på affärsskäl och inte personliga önskemål.
Samla information om det aktuella läget för organisationens datorer. Ta reda på om det finns tillräckligt med datorer för alla organisationens medlemmar, deras arbetsförhållanden och när de köptes. Ta reda på det ursprungliga köpeskillingen och jämföra det med aktuella priser. Samla in data om pengar som spenderas på reparationer. Dokumentera kvaliteten på utrustningen och om den har blivit föråldrad. Intervju människor som använder nuvarande datorer. Fråga om deras gillar och ogillar. Fråga om de kände sina datorer hemma var bättre än sina kontorsdatorer, och i så fall varför.
Kontakta dina kamrater i andra organisationer. Samla så mycket intelligens som möjligt om datorerna de använder, hur länge de har varit i tjänst och eventuella planer för uppgraderingar.
Överväg att använda de data du har samlat för att slutföra en SWOT-analys. SWOT står för styrkor, svagheter, möjligheter och hot. En SWOT-analys är speciellt användbar när du försöker rättfärdiga ett stort köp för en stor organisation. Att förbereda en SWOT för eventuella beslut kan dock hjälpa dig att bygga ett bättre argument. En SWOT-analys hjälper dig att bestämma hur stark din datorteknik är idag, dess svagheter och möjligheter till förbättringar. Det kommer även att granska hot, till exempel hur ditt företag kan falla bakom tiderna och förlora affärer till konkurrenter om det fortsätter med föråldrad teknik. Slutligen samla prisinformation från flera leverantörer.
Skriv memo med alla uppgifter du behöver. Var noga med att fokusera på affärssaken för inköpet. Den faktiska inköpsordern kommer senare. Argumentera tydligt och övertygande. Present notatet och få godkännande.
