Tydliga, välskrivna policyer och rutiner säkerställer att den dagliga verksamheten speglar din långsiktiga affärssyn och uppdragsförklaring. De skapar också en ram för att fatta konsekventa och rättvisa beslut och arbeta för att skydda företagets rättsliga intressen. Adoptionsprocessen, som typiskt består av att granska, testa, ändra och ratificera, är avgörande för att säkerställa att policyer och förfaranden förbättras snarare än att hindra sannolikheten att uppfylla dessa mål.
Granska Policy- och Proceduresutkast
Antagningsfasen, som är det tredje steget i livscykelens politik och arbetssätt, börjar med en grundlig granskning. I många företag genomför ledningsgruppen en första granskning innan de lämnar förslag till resolutioner om ändring, provning eller godkännande. Se om en föreslagen policy länkar till ett strategiskt mål och huruvida förfaranden knyts till en förälderpolitik. Se också till att verbiage är förståeligt och adresserar den avsedda publiken. Skicka något skrivande som misslyckas den ursprungliga granskningen tillbaka till författaren för revision.
Skapa feedbackregler
Skapa regler, inklusive deadline datum, för att ge feedback om ändringar eller fullständiga revisionsförfrågningar. Allt som skickas tillbaka efter en första översyn bör innehålla lämplig feedback, inte ett uttalande som "ingen åsikt". Till exempel kräver att feedback börjar med uttalanden som "utkastet kräver mindre ändringar" eller "utkastet är oacceptabelt och behöver betydande ändras för att vara effektiv. "Följ dessa öppningsdeklarationer med specifika ändringar eller revisionsrekommendationer.
Testfasen
Implementera policy och tillhörande procedurer med en begränsad publik och en viss tid. Oftast är publiken avdelningen eller användarna mest påverkad direkt. Tidsramen ska vara tillräckligt lång för att utvärdera effekten på den dagliga verksamheten och eventuella återverkningar. Instruktionschefer och berörda anställda ger feedback om huruvida upplösningen är effektiv eller om förändringar kan göra en resolution mer effektiv, effektivare eller mer i linje med ett överensstämmelsesdirektiv.
Ratificera och implementera
Ratificering är det sista steget i godkännande av politik och förfaranden. För ett litet företag med en platt organisationsstruktur och få beslutsfattare kan detta vara så enkelt som företagets ägare skriver av och instruerar personal att infoga upplösningen i arbetstagarhandboken. För en medelstorlek eller stor verksamhet innebär ratificering oftast en slutgiltig granskning och diskussion följt av en omröstning med resolution. När de väl godkänts går politiken och förfarandena till genomförandefasen.
