Fastän ordtexten och höljet ofta används omväxlande i affärsbrev, representerar de olika metoder för att inkludera artiklar. I strängaste bemärkelsen anses en bilaga vara en del av bokstaven medan en inneslutning behandlas som ett separat dokument. För vissa organisationer, såsom regeringen, är användningen för varje avgränsad av korrespondensen skickad, medan för andra är användningen acceptabel.
Lägga till en bilaga
En bilaga är ett dokument som ingår i affärsbrevet. Den lägger till eller beskriver vidare informationen i brevet. Några exempel är ett kalkylblad som ger en visuell förklaring av finansiell fakturering eller prognoser, ett diagram som ger en grafisk bild av affärstrenderna eller en budget. När du skickar en bilaga lägger du till ordet "Attachment" längst ned till vänster på brevet med en halvkolon och numret på bilagan. Du bör också nämna i brevet att ett objekt är bifogat (eller flera objekt är bifogade) som förbättrar eller förklarar informationen i brevet ytterligare.
Inklusive en bilaga
En bilaga är ett dokument som är utöver affärsbrevet. Den kan stå ensam som sitt eget dokument och kräver inte affärsbrevet att förklara vad dokumentet är eller hur man tolkar det. När du skickar ett inhägnad i en affärsbrev placerar du bokstäverna "Enc" med en halvkolon eller skriver ordet "Enclosure" längst ner på brevet på vänster sida. Ange sedan dokumentets namn. Detta varnar läsaren om att ett andra dokument ingår i korrespondensen. Ett exempel på ett dokument som är lämpligt för ett hölje är ett CV som ingår i ett brev. Resuméet är skilt från brevet och står enkelt ensamt.
Bilagor i e-post
I vissa situationer finns ingen metod tillgänglig för att skilja mellan en bilaga och ett hölje. En av dessa situationer uppstår när du skickar ett företagsbrev via e-post. Eftersom det inte finns något omslagsalternativ, och e-post är en form av elektronisk överföring, blir alla dokument som skickas via e-post en bilaga. Bilagan läggs till i e-postmeddelandet som ett nedladdningsbart objekt som skickas med kroppen i e-postmeddelandet.
Förbundsregering användning
Det kan finnas regler för användning av bilagor och bilagor i vissa federala myndigheter. Exempelvis beskriver USA Geological Survey i sin korrespondenshandbok hur man hanterar en bilaga och ett hölje när de skickar korrespondens till dem. Enligt handboken skickar du en vara som bilaga när korrespondensen är ett memo, medan om det är ett brev ska du använda ordhöljet för ytterligare dokument. Skriv i båda fallen "Enclosure" eller "Attachment" två rader under signaturblocket. Genom att göra detta berättar läsaren att leta efter bilagorna eller bilagorna. Om de saknas, be att få dem skickade eftersom de var avsedda att skickas med brevet eller notatet.
Om det finns fler än en bilaga eller bilaga, ange hur många som "2 Inkapslingar" eller "3 Bilagor". Om det inte är identifierat i texten, använd ett kolon efter ordet, följt av dokumentets titel eller förklaring på nästa rad. Till exempel: "Enclosure:" (nästa rad) anger två mellanslag och lägger till "Återuppta John Q. Adams" utan att sluta lektioner. När det finns flera bilagor eller bilagor som inte nämns i texten, titel eller beskriv var och en på en separat rad. Till exempel: 2 Bilagor: (nästa rad) anger två mellanslag och typ: "Återuppta John Q. Adams" (nästa rad) anger två mellanslag och typ: Lista över utmärkelser och prestationer "utan slutlig interpunktion.
