Ett företagsbrev kan innehålla bilagor som återupptar information i brevet eller ger ytterligare information för bättre förståelse. Beteckningen bifogas ofta med termen omslutningen. Trots deras likheter är de inte samma sak. Att förstå skillnaderna mellan de två och hur man citerar dem i dina affärskort kommer att göra ser mer professionell och till och med ge dig en konkurrenskraftig fördel.
tips
-
Notera bifogat fil eller dokumentnamn inom parentes när du citerar en bilaga eller en bilaga i ett företagsbrev.
Bilaga vs bilaga
Först, se till att du förstår skillnaden mellan bilagor och bilagor. Medan båda kan ge dig mer information och ytterligare resurser representerar de olika saker.
Som namnet antyder är en bilaga ett dokument eller en fil som bifogas ett brev. Det anses vara en del av brevet eftersom det lyfter fram viktiga punkter, ger mer information eller stöder ditt uttalande. När du skriver brevet hänvisar du till bifogade dokument. Till exempel kan du bifoga ett avtal och nämna det i brevet tillsammans med relevant information om vad det innebär.
Bilagor å andra sidan är separata dokument. Om du till exempel skickar en företagsbrev till en potentiell ny partner kan du bifoga en broschyr, marknadsundersökning eller jämförelseskarta. Det är inte nödvändigt att hänvisa till detta dokument i brevet. Valet är upp till dig.
Bilagor i texten
När du citerar information från ett annat dokument i texten, använd parentes i antingen brevpost eller elektronisk brevkorrespondens. Notera bifogad fil eller dokumentnamn inom parentes. Om man antar att ett brev hänvisar till ett telefonsamtal skulle citatet innehålla namnet på klagomålet, till exempel: (Inkl.: Kundservice Journal, 1/5/2017).
Text citat lägger till ytterligare information till innehållet i brevet. Citatet kan referera till kalkylbladsdata, transkript eller andra bokstäver. Använd lättlästa filnamn som beskriver dokumentet. Om dokumentet skrivs ut, skriv det på samma sätt. Det är också acceptabelt att tilldela bilagor med alfabetiska bokstäver, till exempel "Bilaga A."
Så här hänvisar du till flera bilagor
Förutom att använda en textuppgift om bilagor, påminn dig också din läsare av bilagor i slutet av brevet. Under underskriftsnamnet i det nedre vänstra hörnet skriver du "Bilagor". Det är valfritt att lista namnet på alla bilagor i slutet av brevet, men det är bra att träna, särskilt om det finns många av dem. Detta ger mottagaren en bättre uppfattning om vad man kan förvänta sig och vilka filer han / hon behöver mest.
Hur man använder bilagor
Enclosures refereras inte ofta till i själva texten, men det här är inte en hård regel. Om bilagor citeras i affärsbrevet eller memo, använd samma metod som beskrivs för bilagor. Exempel på en inneslutning inkluderar en CV eller en ansökan. Dessa filer refereras i slutet av brevet under signatorns tryckta namn längs den vänstra bottenmarginalen.
Använd "Enclosure" för en inneslutning och "Enclosures" för mer än en. Det är också acceptabelt att lägga till totalt antal medföljande objekt, till exempel bilagor: 4. Om ett dokument citeras i brevet men inte faktiskt bifogas det, notera detta som "utan tillägg".
Rekommenderat regeringsformat
I regeringens korrespondens görs det ibland mellan en företagsbrev och ett memo. Med bokstäver kallas citatet som en "Enclosure", medan noteringar brukar beteckna dem som "bilagor". Dessa dokument hänvisas ofta till i texten enligt ett tilldelat alfabetiskt brev, till exempel "Bilaga A."
Lista alla bilagor eller bilagor, även om en andra sida behövs för att göra det korrekt, med angivande "Bilagor: Sida 2." Om ett referensdokument inte är tillgängligt noteras detta genom att inkludera "w / o encl." att låta mottagaren veta att dokumentet inte är tillgängligt och så inte bifogat. Kontrollera med specifika myndigheter för mallspecifika eller unika formatriktlinjer.
