IRS-formulär 941 är Arbetsgivarens Kvartalsvisa Federal Return. Alla arbetsgivare måste hålla ut federala skatter från anställdas ersättning. Dessa skatter inkluderar federal inkomstskatt, social trygghet skatt och Medicare skatt. Dessa betalningar från arbetsgivaren krediteras anställdas skatteskulder och rapporteras till dem (liksom till IRS) på den årliga W-2. Arbetsgivare måste också betala sin del av Social Security och Medicare skatter som inte hålls kvar av anställda. IRS-formuläret 941 är fordonet för rapportering och betalning av dessa skatter till regeringen.
Vem måste fila?
Arbetsgivare som håller skatter enligt lag krävs för att fylla i IRS-formulär 941. De specifika belopp som arbetsgivaren rapporterar på denna blankett omfattar följande: alla löner du betalat; federal inkomstskatt du behöll på uppdrag av anställda; både dina anställdas och din andel av sociala avgifter och Medicare skatter; eventuella justeringar av det nuvarande kvartalet Social Security and Medicare skatter för bruttor av cent, sjuklön, tips och grupp terminsförsäkring; Advanced EIC-betalningar; och kredit för COBRA premiebidrag betalningar.
IRS-formulär 941 ska inte användas för att rapportera säkerhetskopiering av källskatt eller inkomstskatt med avseende på betalningar utan löneavgift. Sådana utbetalningar inkluderar saker som pensioner, livräntor och spelvinster. Dessa belopp redovisas istället på IRS Form 945 vilket är en årlig och inte kvartalsrapport till den federala regeringen.
undantag
Det finns några undantag. Arbetsgivare behöver inte lämna IRS-formulär 941 för säsongsarbetare. Till exempel i kvartaler där du inte betalar löner, har du ingen skattskyldighet, så du behöver inte filen. Du måste dock anmäla till regeringen om det finns ett eller flera kvartal för vilka du är befriad varje gång du gör filformulär 941. Detta rapporteras på rad 19.
Arbetsgivare för hushållsarbetare är i allmänhet befriade från att lämna in IRS-formulär 941; Informationen i förhållande till dessa anställda måste emellertid rapporteras på Form 1040, Schema H, "Hushållsskatt."
Slutligen rapporterar arbetsgivare för jordbruksarbetare inte om IRS 941. I stället ansvarar de för att lämna formulär 943, "Arbetsgivares årliga avkastning för jordbruksanställda."
Sälja, överföra eller stänga ditt företag
När du säljer eller överför ditt företag måste både du och den nya ägaren lämna in IRS Form 941 för kvartalet där försäljningen eller överföringen inträffade. Du bör dock bara rapportera de lön och skatter du betalat före transaktionen. På samma sätt bör den nya ägaren endast rapportera sin andel. Om du byter från en företagsform till en annan (till exempel från enmansföretag till ett partnerskap eller företag) anses det vara en överföring och bör hanteras på samma sätt. Om du slår samman ditt företag måste det företag som fortsätter verksamheten lämna in avkastningen för kvartalet där fusionen inträffade, och den andra verksamheten ska lämna en slutgiltig avkastning istället. Du måste lämna en slutgiltig avkastning om du stänger ditt företag eller slutar betala löner. Du måste ange till IRS att det är en slutgiltig avkastning och kan göra det på linje 18 i Form 941. Dessutom måste du rapportera till regeringen namnet på den person som upprätthåller löneposten och den plats där de är lagrat.
När du måste filen IRS 941
IRS Form 941 är en kvartalsrapport som innebär att den lämnas in var tredje månad. Alla arbetsgivare är på samma kvartalsvisa betalningsplan och du måste lämna in din första IRS 941 i slutet av det första kvartalet där du betalade löner. Om du till exempel betalade din första lön i februari skulle du vara ansvarig för att fila IRS 941 för det kvartalet.
Blanketten beror på sista dagen i månaden efter kvartalets slut. Första kvartalet slutar den 31 mars, så du måste lämna in senast den 30 april. Återstående betalningsdatum är 31 juli (andra kvartalet slutar 30 juni), 31 oktober (tredje kvartalet slutar 30 september) och 31 januari (fjärde kvartalet slutar 31 december).
Om du gör betalningar i rätt tid i kvartalet, kommer IRS att bevilja en förlängning på 10 dagar till förfallodagen för formulär 941. Precis som din vanliga 1040 blankett för personliga skatter bestämmer inlägget det datum som är aktuellt för arkivering.
Deponera dina skatter
Även om Form 941 endast beror på IRS kvartalsvis måste du betala skatterna mycket oftare, och betalningsplanen beror inte på din löneskala. Det finns två typer av betalningsplaner, och ditt schema beror på din totala skatteskuld. Kom ihåg att detta inkluderar socialförsäkring, Medicare och hämmad federal inkomstskatt. Ditt ansvar bestäms av din rapportering på Form 941 för en fjärdedel "look-back" -period. Denna period löper från 1 juli (av två år före) till 30 juni det föregående året.
Innan början av varje kalenderår måste du bestämma ditt betalningsschema. Om du betalat $ 50 000 eller mindre i skatter under "look back" -perioden är du en månatlig schemaläggare. Om din skatteskuld för den perioden överstiger $ 50 000, är du en halvveckad schemaläggare.
Om din totala skatteskuld för kvartalet (efter lämpliga justeringar) är mindre än 2500 USD behöver du inte författa pengarna. Istället måste du göra en snabb betalning vid inlämning av din IRS-blankett 941. Om din kvartalsskatt överstiger 2500 USD måste du sätta in enligt ditt schema (månadsvis eller halvvecka). Inlåning kan göras hos finansinstitut som är kvalificerade att acceptera dem eller genom det elektroniska federala skattebetalningssystemet (EFTPS).
Påföljder och intressen
Påföljder och ränta tas ut på sena skattereduktioner samt sena inlämnade avkastningar enligt lag. För att undvika påföljder och ränta gör du följande: Deponera skatter på eller före förfallodagen, med hjälp av EFTPS vid behov. lämna in din fullständiga och exakta formulär 941 i tid rapportera din skatteansvar exakt lämna in giltig check för skattebetalningar tillhandahålla exakta W-2 formulär till dina anställda; filer bildar W-3 och exemplar A av W-2 till socialförsäkringsverket på ett korrekt och korrekt sätt. Det är en smart idé att regelbundet kontrollera IRS-webbplatsen för uppdaterad information eftersom skattelagen ändras och sedan IRS-formuläret 941 är kvartalsvis arkiverat.
