Att ändra ditt företags faktureringsprocedurer kan påverka hur du gör affärer med många kunder. Du kan inte bara ändra planerade fakturadatum, höja betalningsbelopp eller på annat sätt ändra dina villkor utan att ge dina kunder förhandsanmälan. Annars möter du utsikterna för samtal, klagomål, intäktsförluster och negativa kommentarer. Craft det brev du skickar dina kunder så det ger fullständiga svar på "vem, vad, när och var" av din nya policy.
Klargöra syftet
Formella meddelanden om processförändringar bör öppnas med tydliga uttalanden om källan till informationen, befolkningen som påverkar det och förändringen. För att uppnå detta mål använder du ditt företags brevpapper så att mottagaren omedelbart känner till din identitet. Om du ställer in ditt meddelande i ordbehandlingsprogrammet som ett sammanslagningsprojekt kan du infoga en anpassad hälsning i varje bokstav för att undvika den fruktade "Kära värderade kundens" introduktion som depersonaliserar något meddelande. Bekräfta din uppskattning för mottagarens verksamhet och stava ut de grundläggande principerna i en kort första stycke. Du kan till exempel meddela "Eftersom vi värdesätter dig som kund kontaktar vi dig för att informera dig om en kommande ändring i våra faktureringsprocedurer som påverkar ditt konto hos oss."
Förse med detaljer
Efter att du presenterat det övergripande ämnet för din kommunikation, gå till punkten i nästa stycke. Förklara så kortfattat som möjligt förändringen som kommer och hur de nya reglerna skiljer sig från det gamla. Kunder vill veta exakt hur din policy påverkar dem. Om du misslyckas med att ge en tydlig och logisk förklaring som svarar på alla uppenbara frågor som det väcker, börjar telefonen ringa kort efter att dina brev har anlänt i mottagarens brevlådor. För att försäkra dig om att du har tagit upp alla nödvändiga detaljer, be vänner, kollegor eller andra utomstående att läsa ditt brev i prototypstadier och förfina ditt meddelande mot bakgrund av eventuella frågor som de tar upp.
Bekräfta timing
Avgränsa exakt när ändringarna träder i kraft. Om kunderna måste börja använda en ny betalningsadress som är effektiv med en viss månads faktureringsperiod, berätta för dem "Börja med din månad och år betalning, skicka din check till adress." Om kunderna kommer att se en förändring av betalningsvillkoren, berätta för dem "Vi hämtar din minsta betalning från nummer till antal procent av ditt saldo från och med månad och år." För att undvika förvirring, använd detta tidsredogörelse för att omarbeta ändringen och tillhandahålla ett fullständigt datum så att ditt brev blir en genomförbar framtida referens för kundens filer.
Gör det officiellt
Innan du stänger ditt brev, klargör det på ett säkert men vänligt sätt att dina ändringar inte representerar valfria villkor. Kunder måste inse att de inte kan välja bort sina förfaranden, förutom att stänga sina konton och att fortsätta att göra affärer med dig förbi ändringsdatumet bekräftar att de accepterar och godkänner att följa dina nya regler. Ange ditt namn och din kontaktinformation, även om allt visas som en del av ditt brevpapper och betona att du välkomnar kunders samtal om de har frågor eller kommentarer.
