Konferenssamtal är ett sätt att chefer och anställda samlas för att diskutera affärer. Oavsett om de befinner sig i samma stad eller spridda över hela världen, gör konferenssamtal det möjligt att samla alla i ett rum, i realtid. Det finns flera steg du kan vidta för att garantera en produktiv och informativ konferens.
Dagordning
När du har fastställt en tid och datum för ditt konferenssamtal måste du vidta lämpliga åtgärder för att förbereda mötet. Om du är konferensledare, fyll i en agenda för ditt konferenssamtal och distribuera det till deltagarna, långt före det planerade datumet. Dina mötesagenda bör innehålla datum och tid. Det är en bra idé att inkludera tidszonen i din dagordning för de personer som kan vara utanför din plats. Dagordningen bör också innehålla mötesens start- och sluttid samt en kort beskrivning av varje ämne i prioritetsordning tillsammans med namnen på de personer som är ansvariga och den föreslagna tilldelnings tiden för varje ämne. Om konferensen kräver en förberedelse inför mötet ska du tydligt ange dessa krav på dagordningen.
Konferens
Testa dina linjer för att säkerställa att du har en aktiv och klar anslutning. Om du använder en trådlös telefon, kontrollera att telefonen är fulladdat före mötet. Kom fram till konferensen minst fem minuter i förväg.
Om du är en deltagare får du ett konferensnummer från din ledare. Ring konferenslinjen. Du kommer att uppmanas att ange ditt konferensnummer. När du har skrivit in numret kommer du att bli ombedd att säga ditt namn. Ange klart ditt för- och efternamn. Du kan behöva trycka på pund (#) -tangenten. När du har slutfört processen kommer systemet att berätta att du går med i konferensen och informerar dig om hur många personer som för närvarande deltar. Om du har anlänt före ledaren kommer du att placeras i ett hållläge tills ledaren kommer fram.
introduktioner
Lyssna innan du pratar. Om ledaren har kommit men ännu inte har börjat mötet kan du höra en subtil sidokonversation. I en trevlig röst, säg hej och presentera dig själv. Placera telefonen på ljud tills mötet börjar. Om du inte har en mute-knapp, använd mutingfunktionerna som tillhandahålls av konferenslinjen.
När mötet börjar kommer din ledare att ringa. När ledaren ringer ditt namn, bekräfta din närvaro på ett tydligt och professionellt sätt, till exempel "Ja, jag är här" eller "Hej. Det här är …." Ledaren kan begära att du kort identifierar dig för de andra deltagarna. Ange i så fall ditt namn och ge en 20 till 25 sekunders översikt över ditt jobb som det gäller samtalet. Håll kort, tala tydligt och förbli professionell.
