Det finns bitar av information som aldrig får utelämnas i ett professionellt brev. En av dessa är din kontaktinformation och den andra din stängning, till exempel "Bästa hälsningar", "Din sanning" och andra. Kontaktinformation finns oftast på toppen av ett fysiskt brev och längst ner i ett professionellt e-postmeddelande. Medan platserna är olika i varje form av ett brev, förblir formatet för kontaktinformationen densamma.
Medan det är enkelt att lägga till kontaktuppgifter är det avgörande att det är gjort ordentligt, annars kommer ditt brev att se oprofessionellt. Din kontaktinformation är den sista du vill vara kreativ med. Det bästa är att använda en mall för att hålla din kommunikation konsekvent.
Sätt att avsluta ett brev
Det spelar ingen roll vilken typ av kontaktinformation du innehåller i brevet. Det kan vara ditt email, telefonnummer eller gatuadress. Poängen är att berätta mottagaren av brevet det bästa och snabbaste sättet att kontakta dig. Denna information skrivs vanligen på omslaget för en fysisk bokstav där du också kan lägga till att mottagaren kan kontakta dig under öppettiderna.
För ett e-postmeddelande kan du säga att du ser fram emot att höra från mottagaren och hänvisa till din kontaktinformation nedan. Att peka ut dina kontaktuppgifter och de bästa sätten att nå dig kan göra skillnaden mellan att få ett snabbt svar och aldrig att höra från personen igen.
Fallet för omslaget i fysiska bokstäver
När du skriver ett professionellt brev är det bra att använda ett brev. Den första delen i det övre vänstra hörnet av omslaget innehåller dina kontaktuppgifter. Den ska innehålla ett enda teckensnitt och enstaka avstånd. Det ska också formateras som ett vänsterjusterat block. Kontaktinformationen ska innehålla din fullständiga fysiska adress, din e-postadress och ditt telefonnummer - du borde lämna ett utrymme före datumet.
Nästa block i ditt brev är mottagarens namn följt av titel, organisationens namn och adress.
Exempel:
namn
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Telefonnummer
E-postadress
Datum
Fallet för e-postmeddelanden
I ett e-postmeddelande infogas din kontaktinformation längst ner i e-postmeddelandet efter ditt meddelande, stängning och signatur. Din kontaktinformation ska innehålla din fysiska adress, din e-postadress och ditt telefonnummer. Du kan också inkludera länkar till dina sociala mediasidor som LinkedIn eller till en professionell webbplats om du har en. Var noga med att bara inkludera länkar till relevanta sociala medier. Ta inte med en länk till ditt Instagram, till exempel, om det inte är relevant för e-postmeddelandet.
Exempel:
Förnamn Efternamn
Gata
Stad, Stat, Postnummer
E-postadress
Telefon
LinkedIn Profil
