I en dag och ålder av teknik, redundansprocesser, terabyte, gigabyte och dubbletter av information är rekordhantering en vardaglig men ändå kritisk praxis som alla organisationer borde ha naglat ner. Fler och fler gånger blir tillvägagångssättet för att upprätthålla datafiler blir bröd och smör av bra beslutsfattande.
Vad Record Management innebär
Registret hanterar flera områden för datainsamling, lagring och så småningom korrekt förstörelse. Vetenskapen är uppdelad i flera kategorier: Inmatning och insamling, lagring, redundans och säkerhetskopiering och reduktion. Inmatningen och samlingen skapar protokoll för anställda att följa hur data skapas och arkiveringssystemet som ska följas för att enkelt kunna hämtas senare. Det anger också vad som ska hållas och vad som inte ska. Lagring kan involvera både hårddisk och elektroniska filer och fastställer parametrar på vilket lagringsmedel som är tillåtna och vad som inte är (dvs hårddiskar mot pappersmappar kontra nät eller flash-enheter). Redundans och säkerhetskopiering innebär att du behåller säkerhetskopior av viktig information vid katastrof. Och slutligen anger reduktion de tillåtna metoderna för dataförstöring och eliminering från affärssystemen.
Statistisk hjälp till beslutsfattande
Rekordhantering möjliggör enkel samling av statistik. Mycket beslutsfattande bygger på trendanalys. Trendanalys utvecklas och byggs utifrån att hitta mönster i information och data och göra slutsatser om beteendet hos dessa mönster. Ju bättre informationshantering, bättre trendanalys och relaterad affärskunskap tenderar att vara.
Undvik informationsförlust
En annan viktig del av registerhanteringen är att förhindra dataförlust. Det kan hända mycket enkelt: en fil raderas, fel mapp stryks, en dålig anställd går ut ur byggnaden med känslig data.
Rekordhantering ser till att det finns förebyggande processer för att organisera och föra information på ett skyddat sätt. Då redundans läggs till spel som backup system och flera kopior repositories så om ett filsystem är förstört det kan snabbt ersättas av en nyligen kopia. Slutligen bidrar säkerhetsåtgärder till att fånga register som manipuleras, vilket kan äventyra företagets välmående och intressen.
Organisatoriska fördelar
Rekordhantering förbättrar effektiviteten. Uppgifterna hittas snabbare, enklare och beslutsfattandet förbättras genom omedelbar analys och informationshämtning. Förbättrad inspelning minskar resursavfallet. Mindre pappers- och lagringssystemutrymme används när lämpliga protokoll följs. Olyckshändelse och permanent förlust undviks när korrekt registerhantering säkerställer att det finns existerande säkerhetskopior. Rekordhantering upprätthåller också ett pappersspår för att försvara företagets åtgärder under rättstvister. Slutligen bidrar registerhanteringen till att upprätthålla en bra organisation när du hanterar, svarar på och betjänar kunder eller projekt. Genom att hålla ett organiserat informationsinsamlingssystem kan värdefulla data och information hämtas vid behov specifikt för en kund eller ett projekt.
Outsourcing som ett alternativ
Många företag vill förbli dedikerade till sina kärnspecialiteter och vill inte vara så besvärda med att upprätthålla datasystem. I sådana fall kan det vara mycket fördelaktigt att använda en partner eller leverantör för att upprätthålla och utforma registerhantering så att klientföretaget bara kan fokusera på sin kärnverksamhet. Förvaltningen köljer bara till att betala för en tjänst som säkerställer att den lagrade informationen samlas in och underhålls som kunden behöver det för beslutsfattande. Många större företag har flyttat mot denna riktning för att vara effektivare, ibland outsourcar bara säkerhetskopieringstjänster och andra vänder över hela registreringssystem till leverantörer för bättre hantering.
