JISC InfoNet beskriver registerhantering som systematisk hantering av alla poster tillsammans med information eller data som de innehåller. Tidigare lagrades dessa poster i pappersformat och varje stor organisation hade ett register, ibland bemannat av en armé av clerks. Idag har elektroniska registerhanteringssystem tagit över. Både manuella och elektroniska registerhanteringssystem har tydliga fördelar såväl som nackdelar.
Datainsamling och delning
En ledande orsak till att många organisationer har gått papperslösa är det lätthet med vilket ett elektroniskt system möjliggör informationshämtning och delning. När data hålls på papper och lagrats i ett register, hämtar det en utmaning. Dessutom kan informationen endast användas av en individ i taget. Även om elektroniska system löser detta problem, kommer de också med andra utmaningar.
Utrustningskostnad och potential för föråldring
När en organisation går papperslös, finns det stora mängder data som hålls på papper som måste skannas och lagras i ett digitalt format. Maskinvaran och mjukvaran som behövs för denna övning kostar en stor summa pengar. Initiala kostnader åt sidan, en betydande nackdel med elektroniska system är att både hårdvara och mjukvara blir föråldrade på relativt kort tid. Maskinvara kan behöva byta på så lite som 18 månader medan programvaran ändras vart 2-3 år.
Elektroniska system och folkemissionen
Genomförandet av ett elektroniskt registerhanteringssystem kräver en förändring av medarbetarens attityder. Varje radikal förändring i en organisation ses med skepsis av många anställda som inte är säkra på hur sådana förändringar kommer att påverka dem. När äldre sätt att organisera filer byts ut av nya, känner arbetstagaren en förlust av kontroll och detta måste åtgärdas av försäkringar från arbetsgivaren - och bakom framgången med det implementerade systemet.
Säkerhet och andra problem
Med den ökade informationsdelning som ett elektroniskt registerhanteringssystem möjliggör kommer frågan om säkerhet. Om inte tillräckliga åtgärder införs blir det möjligt att konfidentiell företagsinformation hamnar i fela händer. Dessutom kan hantering av register bli ett problem när systemet är igensatt med onödiga poster (såsom dokumentkopior). Det är inte ovanligt att hitta situationer där en betydande mängd poster hålls i själva verket skräppost.
