En samtalsrapport är en viktig aspekt av framgångsrik verksamhet. Säljare och andra yrkesverksamma använder samtalsrapporter för att registrera detaljerna i alla telefonsamtal de gör, samt besök på potentiella och befintliga kunder. Samtalsrapporter innehåller vanligtvis vad som diskuterades, resultatet av konversationen och annan relevant information. Dessa rapporter skickas sedan till handledare och används för att hålla rekord över kontakter med kunder. De kan också ge chefer värdefull feedback om en anställdes jobbprestation.
Börja med att dokumentera vem du pratade med. Inkludera detaljerad information om den här personen. Det kan vara en kund, potentiell kund eller återkommande kund. Samtalsrapporten ska innehålla personens namn, jobbtitel, företag, kontaktuppgifter och andra definierande egenskaper. Ett exempel på karaktäristiken kan vara att den här personen är ute efter en kampanj som skulle ge honom större makt inom företaget.
Inkludera i rapporten om du pratade med någon annan under samtalet eller besöket. Du kan ha pratat med en receptionist eller assistent, eller någon annan från företaget kanske har satt in på försäljningssamtalet. Var noga med att inkludera relevant information om den tredje parten, till exempel om hon har möjlighet att fatta beslut om huruvida företaget köper från dig.
Skriv ner syftet med samtalet och om det var personligen eller i telefon. Du kanske har försökt att göra en försäljning, få information eller bara komma ikapp med en befintlig kund. Detaljering av syftet med samtalet är viktigt eftersom du och din handledare kommer att behöva analysera huruvida samtalet lyckades.
Lägg till din åsikt om framgången för samtalet till samtalsrapporten. Framgången bestäms vanligtvis av resultatet. Till exempel, om det slutliga resultatet var en försäljning, var samtalet troligtvis framgångsrikt. Men framgången är inte alltid svart eller vitt. Du kanske har försökt att göra kontakt med en potentiell ny kund. Om du kunde prata med den här personen var samtalet därför framgångsrikt oavsett om en försäljning stängdes eller inte.
Inkludera annan information som du anser var relevant i samtalsrapporten. Utseendet på kontoret eller stämningen hos personen du pratade med kan alla vara potentiellt relevanta för slutresultatet av samtalet eller besöket. Även sådan information kan diktera hur du närmar dig att kontakta denna person i framtiden. Om till exempel en potentiell klient verkade irriterad av din försäljningsstrategi, kan din handledare föreslå att en annan säljare på ditt kontor med ett annat försäljningssänkningsförsök kontaktar den här personen i framtiden.
tips
-
Var noga med att använda korrekt stavning och grammatik i dina samtalsrapporter. Du vill inte irritera din handledare med enkla misstag. När allt kommer omkring kan han använda dina samtalsrapporter för att utvärdera ditt jobb och företagets värde.
