I affärer kan kundklagomål påverka företagets rykte och behöver hanteras på lämpligt sätt. Om du har flera kunder som har en dålig erfarenhet, och verksamheten väljer att ignorera det eller inte göra något, kommer du inte bara att förlora det där företaget, utan också verksamheten hos alla de känner till. Om en person har skickat ett klagomål per mail eller via e-post och får ett formulärbrevsvar kan det öka missnöje. kunden vill bli hörd. Adress på kundens klagomål individuellt. Det finns en process som kan användas för att säkerställa att kundklagomål hanteras effektivt. Detta skapar ett förhållande där kunden känner sig värderad och återkommer i framtiden.
Be om ursäkt till kunden och hänvisa specifikt till klagomålet. Apologizing visar att du bekräftar klagomålet och är verkligen ledsen för problemet. Detta borde ske i dina egna ord och med medkänsla. Om du ger ett detaljerat svar på kundens klagomål, visar det också att du har tänkt på problemet och inte har kvittat klagomålet som trivialt.
Bekräfta klagomålet så snart det mottagits, om ett klagomål görs personligen eller via post och e-post. Om det är personligt, lyssna på personens klagomål utan avbrott. Om det är via mail eller email, skicka ett svar via brev eller e-postmeddelande som berättar personen du har mottagit klagomålet och kommer snart att komma i kontakt med.
Förklara för kunden vad du gör för att göra det rätt. Gör inte ursäkter för ett misstag som ditt företag har gjort. Kunder bryr sig inte om hur det hände. Kunderna bryr sig bara om vad du ska göra för att åtgärda det. Om du visar att du är villig att lösa ett problem, är du mer benägna att tillfredsställa dem och fortsätta att göra affärer med dem.
Berätta för dem att framtida affärer är mycket viktigt för dig. Ge alltid kunden ett sätt att nå dig via telefon eller med din e-postadress. Be om deras feedback om hur de hanterade klagomålet och inkludera ett presentkort som begär en annan chans att göra affärer med dem. Följ upp på din e-post eller brev. Fråga kunden om de har varit tillbaka i affären och vad erfarenheten var.
Skriv upp klagomålet. Inkludera när du mottog klagomålet, hur klagomålet hanterades och eventuell uppföljningskontakt du hade med kunden. Inkludera vad som kan göras för att undvika detta klagomål i framtiden. Ju mer information du kan inkludera, desto bättre kan du hantera klagomålet om det händer igen.
