En ansökningsomgång är ett dokument utfärdat av ett företag, ideell organisation eller statlig myndighet som begär svar från potentiella leverantörer till de krav som anges. Medan RFP varierar i storlek, omfattning och form, täcker de vanligen liknande ämnen. En RFP kommer vanligtvis att berätta för leverantörerna om sponsringsenheten, vad den vill få och utforma villkoren för urvalet. En RFP ber vanligtvis leverantörerna att förklara varför de är kvalificerade att svara, hur de avser att uppnå de mål som beskrivs i förslaget och det pris som de förväntar sig att betala.
Beskriv RFP: s syfte och omfattning, inklusive de varor, produkter eller tjänster du vill förvärva och de kvalifikationer du förväntar dig att säljaren ska ha. Detta gör det möjligt för säljare att avgöra om de är kvalificerade och vill svara. Genom att ange att ditt företag behöver 10 000 blå widgets levererade inom tre månader, söker din organisation en plats och utrustning för att förbereda och servera 200 måltider dagligen för äldre kunder eller din byrå kräver utbildning för att förbättra kundservice, du kan spara din egen och din leverantörernas tid och ansträngning.
Skriv en beskrivning av ditt företag, organisation eller byrå som ger potentiella leverantörer användbara uppgifter. Eftersom det kommer att kosta tid och pengar för de flesta leverantörer att svara på din RFP, bidrar detta till att skapa ett framtida arbetsförhållande. Förklara vad du tänker åstadkomma med sin produkt eller tjänst. Identifiera de personer till vilka de borde styra sina frågor och korrespondens.
Ange omfattningen av arbetet i full detalj så att leverantörer kan göra exakta prognoser för arbetskraft, material och andra kostnader.Ange dina projicerade slutdatum så att de kan utveckla en realistisk tidslinje. Beskriv villkor som du förväntar dig att träffas, till exempel arbets-, miljö- och säkerhetsstandarder. Ange prestandanormerna du behöver och hur du förväntar dig att övervaka och utvärdera deras ansträngningar.
Ange de planer, rapporter, produkter, tjänster och material som du förväntar dig att leverera och när du vill att alla ska vara färdiga. Leverantörer kan ha omständigheter som hindrar dem från att leverera det du begär när du förväntar dig det. Skillnader mellan dina förväntningar och en leverantör kommer sannolikt att diskuteras under kontraktsförhandlingar. Vissa RFP inkluderar en sektion med standardposter i det föreslagna avtalet, såsom avbokningsklausuler och sekretessavtal
Inkludera i din RFP de kriterier du ska använda för att utvärdera svaren du mottar och sättet och tidpunkten för priset till vinnande budgivaren. Detta är viktigt för att undvika fordringar på favoritism eller annan orättvis praxis. Många RFP använder ett poängsystem, tilldela poäng för saker som kostnad, omfattning av arbete, kvalifikationer och personal.
