En fastighetsförvaltning spårar intäkter och kostnader i samband med fastighetsfastigheter. Att skapa en fastighetsbok är inte så annorlunda än att man ställer upp någon annan typ av affärsbok. Det första steget, oberoende av vilken typ av huvudbok du skapar, är att bestämma om du ska göra det manuellt eller använda datoriserad programvara. Det finns fördelar och nackdelar för båda.
Medan du håller en manuell ledare kan det tyckas omöjligt att vara gammal i datoråldern, för ett litet företag eller en enda agent kan det vara meningsfullt. Den största fördelen med en pappersbokstav är att du kan se allt med en enda blick, det går inte att rulla och det går inte att räkna ut hur man passar sidorna tillsammans när de skrivs ut. Andra fördelar är att kunna ta den med dig var som helst, förmågan att vända den öppen när som helst och titta på dina poster och inga bekymmer om datorkrascher som förstör din data.
Nackdelarna med papperslådor är att du manuellt måste lägga till och subtrahera, vilket lätt kan leda till fel. De kan också vara mer tidskrävande om du har stora mängder data att komma in. Dessutom finns det inget enkelt sätt att dela informationen med andra. Du kan inte snabbt maila eller ladda upp en pappersbok.
Fördelarna med programvara är automatiska beräkningar, snabb och enkel post, möjligheten att snabbt dela informationen med din revisor eller andra och det faktum att det finns flera program som skapats specifikt för fastigheter. Du kan också ofta få omedelbar online support om du har frågor om var och hur objekt ska skrivas in.
Nackdelarna med programvara är att du måste ständigt skapa en säkerhetskopia vid datorproblem, din huvudbok är inte lika portabel om du inte äger en bärbar dator och det är ofta lättare att sätta siffror i fel kolumner än i ett papper huvudbok där du kan se hela sidan.
När du väl har bestämt vilken metod som passar dig, är det dags att bestämma kategorierna i din huvudbok.
Detta steg är detsamma för både pappers- och mjukvarubaserade ledgers, men om du köper programvara som Fastighetsmäklare Accelerator kommer många av kategorierna redan att vara på plats för dig. Om så är fallet, skapa en lista med kategorier i alla fall och lägg till något som programvaran inte redan har lagt till för dig.
Om du skapar kategorier från början, ta en bit papper och gör två kolumner, en för utgifter och en för intäkter. Du kan vara så detaljerad som du vill vara, men undvik att vara för generell. Du kommer att vilja skilja vissa inkomstströmmar för skattemässiga ändamål, såsom provisioner och bonusar.
För inkomstkolumnen, tänk på alla typer av inkomst du förväntar dig att ta emot, och lista dem ut. Var säker och inkludera även en "diverse" eller "annan" kategori, eftersom det alltid finns oväntade objekt som inte passar någon annanstans.
Gör detsamma för utgiftssidan. Tänk på de olika typerna av kostnader du ådra och lista dem. De kan kombineras eller separeras som du passar, men du vill behålla objekt som påverkar dina skatter annorlunda i sina egna kolumner. Till exempel kan du få en förteckning över kontorsmateriel och en förteckning över rengöringsmedel, eller du kan kombinera dem till en enda kategori eftersom de båda dras av på samma sätt på dina skatter (som underhållskostnader). Fråga din skatterådgivare om råd, men vissa saker du borde förmodligen behålla separata är resekostnader och större inköp som fordon, eftersom dessa kostnader dras av olika.
Det sista steget är helt enkelt att fylla i kolumnernas toppar med de kategorier du har skapat och börja göra poster under varje kolumn när de uppstår.
Om du använder en pappersbokstav är det ofta lättast att ägna hälften av boken till utgifter och den andra hälften till intäkter. Den tydliga uppdelningen mellan de två kommer att hjälpa dig att undvika inträdesfel.
Om du använder ett kalkylprogram kan du överväga att skapa två separata filer, en för intäkter och en för utgifter för att undvika förvirring. Vissa program ställer automatiskt in dessa två kategorier för dig, vilket också hjälper till att undvika misstag.
