Alla har haft en dålig kundtjänstupplevelse och i denna dag och ålder förväntar vi oss mer för våra pengar. Om du skriver ett ordbokstavligt ord med rätt person för att förklara vad som hände kan du få en återbetalning eller en ersättning, beroende på ditt problem.
Samla fakta. Om du har kvitto från ett köp, ha det framför dig. Se till att du känner till händelsens datum och tid, samt namnet på den ansvariga medarbetaren, om möjligt.
Krabba ner dina klagomål först. Ibland kan du, efter en upplevelse med dålig kundservice, vara arg och inte tänka rationellt. Skribba ner allt först och ta det ur ditt system!
Ta reda på vem som ska adressera brevet till. Om en anställd behandlade dig dåligt, ta reda på vem butikschefen är. En snabb titt på nätet eller ett kort telefonsamtal hittar dig här. Om det var en chef måste du ta reda på vem ägaren eller regionchefen är för att få brevet i rätt händer. Många större företag har en blankett som du kan fylla på på nätet, men de får nästan aldrig ett svar. Det är bättre att skriva och skicka ditt eget brev.
Börja skriva ditt brev. I första stycket försök att nämna något bra om verksamheten eller upplevelsen. Om du har handlat där förut utan problem, berätta för dem det. Lägga till några positiva kommentarer kommer att hjälpa den övergripande tonen i brevet.
I följande stycke (er) förklara situationen. Ange datum, tid och anställds namn och gå in i detalj om vad som gick fel och varför det var oacceptabelt för dig.
Efter din lista med klagomål, lägg till ett stycke med det du ber om att göra saker rätt. Om du gick ut för att äta och maten var hemskt, be om en gratis måltid så att du kan ge din restaurang en annan chans. Om produkten var skräp, be om återbetalning så att du kan köpa en bättre produkt någon annanstans. Om du bara skriver för att göra dem medvetna om en dålig situation, berätta för dem det.
Stäng ditt brev igen genom att ange något positivt om företaget eller tjänsten.
Skriv ditt brev och lägg till ditt namn, adress och telefonnummer under din signatur så att chefen / ägaren kan kontakta dig.
Det bästa sättet att få det här brevet i rätt händer är att leverera det, om det är möjligt. Om situationen hände lokalt, gå in i affären och be att prata med personen du adresserade brevet till. Detta ger dig mycket snabbare resultat. Du kan förklara brevet då och där eller du kan bara lämna den till dem och lämna.
Om handleverans inte är möjlig, maila brevet.
Ge chefen en vecka eller så för att komma tillbaka till dig. Om du inte hör något efter den tiden, ring dem och fråga om ditt brev har mottagits. Ofta arbetar de med en plan för att behålla dig som kund och ibland tar det mer än några dagar att räkna ut.
Om företaget gör allt för att göra saker rätt, berätta för folk det. Bra kundservice förtjänar att spridas med ord i munnen!
tips
-
Skriv inte brevet när du fortfarande är arg. Ge dig själv några dagar för att lugna ner om det behövs.
