Syftet med en anställdas prestationsöversyn är dubbelt så att chefen får möjlighet att ge medarbetarens feedback och ge arbetstagaren en chans att ge feedback till chefen. Det är en tvåvägsgata som är utformad för att vara ett viktigt inslag i prestationsförbättringsprocessen. Genom att se till att medarbetarna vet vad som förväntas av dem och genom att upprätta åtgärder av bra prestanda som både chefer och medarbetare förstår kan granskningsförfarandet vara enkelt.
Feedback för anställda
Att ge feedback till arbetstagaren är det vanligaste syftet med en anställdas granskning, och det är viktigt. Chefen kommer att reflektera över prestationsperioden (i allmänhet ett år) och diskutera hur arbetstagarens prestation överskred, uppfyllde eller misslyckades med att uppfylla förväntningarna. Dessa kommentarer bör inte överraska medarbetaren - cheferna bör ge tillräckligt med feedback under hela året att informationen i en årlig granskning inte kommer som en chock. Eventuell förändring av anställdas prestation - bra eller dåligt - bör erkännas och adresseras när det händer, inte hållits till den formella granskningen. Översynen är en tid att se över årets verksamhet, men medarbetaren borde redan ha haft en indikation på hur de gjorde.
Feedback från anställd
Chefer bör be om inlämning från anställda före och under granskningen. Chefer frågar ibland att anställda ska granska sin egen prestation som förberedelse inför granskningsperioden. Sessionen ger också möjlighet att höra från arbetstagaren och ta reda på om det finns några hinder som hindrar prestanda eller om arbetstagaren behöver ytterligare resurser eller utbildning för att utföra jobbet effektivt. Det kan också vara till hjälp att lära av arbetstagaren hur bra chefen gör för att möta medarbetarens behov och ge coaching, rådgivning och support under hela året.
Planerar för tillväxt
Om chefen har kommunicerat med medarbetaren året runt när prestationsproblem uppstår kan prestationsbedömningsmötet fokusera mer på potentialen för tillväxt än prestationsfrågor. Detta kan vara den största fördelen med granskningen. Vilka möjligheter intresserar medarbetaren? Vilka möjligheter har chefen att känna kommer att gynna både medarbetaren och organisationen?
Skapa mätbara mål
Prestationsöversynen ska innehålla en diskussion om mål för nästa översynsperiod. Målen bör vara specifika och faktabaserade. Viktiga uppgifter som måste fyllas i bör identifieras, liksom prestationsområden som måste förbättras. Dessa mål bör vara mätbara, så att både anställd och chef lätt kan komma överens om nästa gång, om de har uppnåtts. Målen ska dokumenteras och granskas framöver under året samt vid nästa formella granskningsperiod.
Planerar för uppföljning
Chefen och medarbetaren bör planera ett uppföljningsmöte för att säkerställa att framsteg kommer att göras, särskilt om förbättringsområden har identifierats. Till exempel kan arbetstagaren behöva arbeta för att vara mindre kritisk mot andras arbete. Detta kan diskuteras vid granskningsperioden och möten kan inrättas för att diskutera hur saker och ting går - kanske en, två och tre månader efter årlig granskning. En bra idé för chefer är att regelbundet ha planerat möten med anställda för att diskutera prestanda och göra anpassningar till mål när förhållandena ändras. Prestationsplanen bör vara flexibel nog för att möjliggöra förändringar under året.
