Småföretag och frilansare med bra försäljning kan vara lönsamma på papper, men kämpar för att betala sina räkningar på grund av dåligt kassaflöde. Att skicka tidskrävande och lättförståliga fakturor för de produkter du säljer eller tjänster du gör kan hjälpa dig att undvika pengarbrist. Med hjälp av standardinformationen som finns på de flesta fakturor kan du skapa ditt eget system som hjälper dig att samla dina fordringar snarare än senare.
Ange informationen för fakturan
Bestäm vad du vill lägga på fakturan. Vanlig fakturainformation inkluderar följande:
- Namn och adress för ditt företag
- Datum för transaktionen
- Transaktionsbeskrivning
- Enhetspris på sålt produkt
- Antal sålda enheter
- Totalt orderpris
- Försäljningstaxa
- Kundens namn och adress
- Beställningsnummer (om det används av kunden)
- Kundkontakt
- Betalningsvillkor
- Rabatt erbjudande
- Betalningsalternativ
Beskrivning av objekt
Din transaktionsbeskrivning beskriver vad kunden beställde i mening eller frasform. Enhetspriset är priset per objekt du säljer. Dina betalningsvillkor beskriver när pengarna beror på dig, liksom eventuella påföljder för sen betalning. Betalningsalternativ inkluderar instruktioner för hur kunden kan betala dig, till exempel check som betalas till ditt företags namn, en PayPal-e-postadress eller meddelande om att du accepterar kreditkortsbetalningar per telefon. Om du vill ha full betalning inom ett visst antal dagar, till exempel 30 dagar, inkludera frasen "Net 30 dagar." Om du vill erbjuda en snabb betalningsrabatt, inkludera något som "3 procent rabatt för betalning inom 10 företag dagar på denna faktura."
Skapa ett fakturanummer
När du ringer folk som är skyldiga dig pengar, särskilt större kunder och de som gör repetition med dig, kommer de ofta att fråga dig om fakturanumret du ringer om. Om du får ett samtal om en faktura från en kund kan du kanske hitta dokumentet snabbare om du har fakturorna numrerade.
Det enklaste sättet att skapa ett numreringssystem för dina fakturor kan vara att starta varje fakturanummer med datumet och sedan med ett tal som motsvarar hur många fakturor du skriver den dagen. Om du till exempel bara skriver en faktura den 25 april 2015, är fakturanumret 42520151. Om du skriver en andra faktura på den dagen kommer fakturanummeret att vara 42520152. Detta system hjälper dig att förhindra att du oavsiktligt använder samma nummer på två olika fakturor. Du kan använda ett brev istället för ett tal för att följa datumet och / eller använda ett streck för att skilja datumet från det slutliga siffran eller bokstaven. Till exempel kan du använda 4252015-1 eller 4252015-A för den första fakturan du skriver den 25 april 2015.
Skapa fakturan
När du väl vet vilken information du vill inkludera på din faktura och ha ett fakturanummer, skapa ditt dokument. Ange ditt företagsnamn och kontaktuppgifter längst upp, följt av kundinformationen. Det kan vara enklast att lista informationen med rubriker, följt av ett kolon, sedan informationen. Till exempel kan en caterer skapa en faktura för muffins med denna information:
Faktura nr: 4252015-1 Beställningsvara: Muffins Enhetspris: $ 2.50 Totala enheter: 144 Totalt pris: $ 360 Skatt (vid 7%): $ 25.20 Summa grund: $ 385.20
