Dokumenterande mötesminuter kräver ordentligt en hel del organisation och uppmärksamhet på detaljer. Eftersom mötesminuter ofta blir juridiska dokument är det viktigt att sammanfatta diskussionerna korrekt. Gör en säkerhetskopia och lagra den på ett säkert ställe och distribuera extra kopior till relevanta parter. Med praktiken blir det mycket lättare att dokumentera mötesprotokollet noggrant och kortfattat.
Föremål du behöver
-
Bärbar dator
-
Ordbehandlingsprogram
-
Mötesagenda
-
Kopia av Roberts Orderordning
Dokumentation av mötesminuter
Ankomma tidigt, för att få din bärbara dator inställd och redo att gå. Notera datum, tid, plats och lista över deltagare. Spela in så mycket av mötesdiskussionen som möjligt för din skrivhastighet. Oroa dig inte om stavning eller grammatiska fel. Om du saknar ett viktigt steg, till exempel överföring av en rörelse eller åtgärd, är det okej att be mötesdeltagarna att klargöra formuleringen. Spara dokumentet ibland för att förhindra förlust av data.
Redigera mötesminuten så snart som möjligt efter mötet, när ditt minne om diskussionen är fortfarande fräsch. Korrigera stavnings- eller grammatikfel och se till att formateringen är konsekvent i hela dokumentet. Sätt in ett "utkast" vattenmärke för att meddela läsare att protokollet ännu inte har godkänts och gjort officiellt. Spara filen med ett filnamn som är lätt att identifiera och differentiera senare, till exempel "StrataCouncilMinutesDecember5".
Skicka protokollet till mötesstolen eller en annan person som utsetts för att granska diskussionen. Redigera protokollet igen, baserat på feedback du får. Var försiktig när du redigerar protokollets integritet. Lägg inte till någon diskussion som inte inträffade, eller ta bort eventuella diskussioner som inträffade. Spara filen igen.
Håll "Utkast" vattenmärke i dokumentet tills protokollet får formellt godkännande. Detta sker vanligtvis vid efterföljande möten i samma kommitté.
När utskottet godkänner protokollet, ta bort "Utkast" vattenstämpel och spara filen igen. Vid behov distribuera de godkända protokollen till utskottets ledamöter.
tips
-
Ha en kopia av Roberts Order of Order (eller vad som helst som din kommitté använder) att använda som referens under mötet. Detta kan hjälpa dig att spela in mötesförhandlingar korrekt.
Vissa föredrar fortfarande att dokumentera mötesminuter med hjälp av stenografi först och skriv sedan anteckningarna senare. Denna metod kan fungera lika bra som att ta minuter med en bärbar dator. Det beror på din personliga preferens.
För mycket viktiga möten, överväga att använda en bandspelare för att göra en ljudinspelning av förfarandet.
