Under arbetsdagen följer medarbetarna flera processer för att uppnå sina mål. Dessa mål varierar beroende på position och inkluderar sådana uppgifter som registrering av journalposter, svar på kundförfrågningar eller felsökning av datorproblem. Varje avdelning arbetar mot olika mål och använder olika processer för att uppnå dessa mål. Vissa företag saknar tid att noga beskriva de affärsprocesser de använder. Att skriva ut företagets processer erbjuder dock många fördelar för ett företag. När ett företag dokumenterar sina affärsprocesser skapar det detaljerade steg som det kan styra nuvarande anställda och utbilda nya anställda.
Skriv ut målet för affärsprocessen. I detta uttalande anges orsaken till och betydelsen av att följa den beskrivna processen. När du utvecklar ditt mål, tänk på varför medarbetare behöver följa processen och be ledningen vad resultatet av att följa processen ska vara; Ditt mål borde förmedla dessa förståelser.
Identifiera varje steg som inträffar under hela processen och skriv varje steg som en enda mening.
Granska varje steg för att avgöra om det lägger till processen är färdig eller använder resurser utan att lägga till värde. Eliminera de steg som inte bidrar till målet.
Identifiera och lista de uppgifter som krävs för att slutföra varje steg. Inkludera information om vilka resurser som behövs för att slutföra steget och hur man förvärvar dessa resurser. Skriv ut varje detalj i den ordning den ska utföras.
Rita ett flödesschema. Vissa anställda lär sig mer genom att se ett visuellt diagram över processen än att läsa steg. Inkludera varje steg och detalj som skrivits i processen i flödesschemat.
Granska den övergripande processen för att identifiera missade steg. Efter att ha skapat en preliminär affärsprocess, läs igenom dokumentet från början. Öva varje steg både visuellt och fysiskt för att säkerställa att alla nödvändiga steg ingår. Efter att ha slutfört att affärsprocessen är klar, skriv ut en slutlig kopia av dokumentet.
tips
-
Anta att den anställde som läser affärsprocessen inte har någon förut kännedom om företaget eller dess resurser och inkluderar steg som verkar uppenbara för den erfarna arbetaren, eftersom dessa steg kanske inte är uppenbara för den oerfarna arbetaren.
Skapa affärsprocessdokumentet med hjälp av ordbehandlingsprogram. Detta gör att du kan göra enkla förändringar när affärsprocessen utvecklas.
