Genomför en effektiv affärsprocessgranskning säkerställer att företagets verksamhet ger de önskade resultaten på bästa möjliga sätt. Du kan till exempel genomföra en granskning av affärsprocesser innan du köper ny maskinvara eller programvara. För att genomföra en översyn av affärsprocessen ska du sammanställa ett team av personer som representerar alla nivåer i organisationen som påverkas av eventuella förändringar av den nuvarande affärsprocessen. Att samla rätt personer kan hjälpa dig att identifiera problem, bestämma potentiella förbättringar, tilldela projektledare, genomföra snabba lösningar och utveckla en långsiktig plan.
Kartlägg din nuvarande process. Ange de kritiska affärsprocesser som används för att producera dina produkter och tjänster. Diskutera problem i den nuvarande miljön, till exempel förseningar vid mottagande av leveranser eller leverantörskvalitetsfrågor. Håll en serie möten för laget att brainstorma idéer om varför problemen finns och hur man hanterar dem. Utför forskning för att lära dig hur andra företag hanterar liknande problem. Använd kostnadsfria verktyg för kartläggning av företagsprocesser, till exempel Gliffy, Bonita Open Solution eller Questetra BPM, för att dokumentera din nuvarande process.
Granska de dokumenterade affärsprocesserna för att säkerställa att detaljerna exakt återspeglar hur verksamheten fungerar. Till exempel distribuera felsökningsförfaranden till alla personalshantering kundservice samtal. Observera personal som använder procedurerna och notera någon avvikelse för att identifiera om personalen behöver ytterligare kompetens, kunskap, utbildning eller erfarenhet för att göra affärsprocessen effektiv.
Identifiera potentiella förändringar. Bestäm hur förändringarna kan påverka aktuella procedurer. Observera personal som utför uppgifter för att validera antaganden. Intervjuarbetare samlar in sina inlägg om de processproblem som din organisation står inför. Utför en undersökning eller kör fokusgrupper för att samla sina idéer för förbättringar. Anta inte att du vet rätt lösning, till exempel att köpa ny maskinvara eller programvara utan att förstå hur det nya systemet påverkar organisationen.
Skapa en ny process. Omförandet av affärsprocesser innebär att alla processer för företagsfunktioner ska anpassas till nuvarande strategiska mål. Finjustera processen baserat på analysen som utförts som en del av översynen av affärsprocessen. Granska din nya process med laget för att bestämma beroende mellan organisationer och potentiella problem. Dokumentera alla ändringar som rekommenderas av revisionsgruppen för affärsprocessen och publicera slutsatserna i ett nyhetsbrev, e-post eller annan företagskommunikationsmekanism.
Utvärdera din implementering. Mät operativa aktiviteter, såsom kundnöjdhet, produktfel eller kostnader, för att avgöra om förbättringar som genereras av din recension har påverkat. Utför efterföljande recensioner och justera dina processer i enlighet därmed om inga förbättringar har gjorts inom den förväntade tidsramen.
