Många företag använder bokföringsprogramvara för att automatisera rutinmässiga redovisningssuppgifter, att upprätta kontroller och skapa finansiella rapporter. Med flera mjukvarupaket på marknaden finns det vanligtvis en som kan matcha det mesta av ett företags behov, vare sig det är ett stort företag eller en enda innehavare. Medan bokföringsprogram kan vara en tidsbesparare och hjälpa till att bevara data finns det vissa nackdelar med att använda bokföringsprogram.
Förlust av data eller service
När ett företag är beroende av bokföringsprogram kan eventuell förlust av tjänsten på grund av strömavbrott eller datorstörning orsaka störningar i arbetet. Arbetsstörningar kan förhindra inmatning av ny information samt förhindra åtkomst till lagrad information. Om informationen inte är korrekt säkerhetskopierad kan ett datautbrott resultera i förlorad ekonomisk data.
Felaktig information
Informationen i ett bokföringssystem är endast lika giltigt som informationen som sätts in i systemet. Eftersom de flesta bokföringssystem kräver viss manuell inmatning av data kan finansiella resultat vara felaktiga om inte alla inmatningsdata ses över. Om det finns en tendens att bara granska slutrapporten eller utgåvan av ett bokföringssystem kan det vara svårt att hitta felaktig information.
Systemkonfiguration
Varje företag har unika aspekter som kan orsaka svårigheter när det försöker skräddarsy ett generiskt bokföringsprogram till sina behov. Medan anpassning är tillgänglig för många program kan det leda till stillestånd och eventuella felaktigheter om det inte görs korrekt. När ett företag växer kan det också vara nödvändigt att ändra redovisningsprogramvarupaket. Detta kan orsaka stor störning, eftersom information måste migreras och ny utbildning behövs för personal.
Kosta
En nackdel med redovisningssoftware är kostnaden. Utöver det ursprungliga utlägget för att köpa programvaran finns det kostnaden för underhåll, anpassning, träning och maskinvara. Medan tidsbesparingar kan motivera kostnaden, kan det för vissa företag ta många år innan en investering för redovisningssystem betalar sig själv.
Bedrägeri
Information som lagras elektroniskt kan manipuleras och nås om lämpliga kontroller och säkerhetsåtgärder inte finns på plats. Stränga kontroller behövs för att säkerställa att endast behörig personal använder bokföringsprogrammet och har tillgång till rapporter. Eftersom finansiella data kan vara känsliga och konfidentiella skapar möjligheterna till bedrägerier med hjälp av bokföringsprogram.
