Kunder spenderar sina pengar där de känner sig värda. Känsla värderas är också en faktor i arbetstagarnas retention. Investerare som lägger pengar i ditt företag vill också känna sig värda, även om deras investering bara är några procentenheter jämfört med andra investerare. Din kundtjänstpolicy bestämmer vilka relationer du kommer att ha med de tre viktigaste delarna i din företags överlevnad.
Träning
Kundtjänstavdelningar behöver sätt att mäta deras framgång. Anställda kan inte förvänta sig att ge din idé om bra service om de inte vet vad det betyder. I boken Award-Winning Customer Service skriver Renee Evenson "Innan du kan förvänta dig att människor i din organisation ska erbjuda enastående kundservice, måste de veta hur man ger enastående kundservice." Policies anger service riktlinjer och utbilda anställda.
Klarhet
Medarbetare hjälper eller hindrar varumärket baserat på deras prestanda. En klart definierad politik bidrar till att säkerställa att företagets uppdrag är klart för alla anställda. Det tar också lite av pressen från dina anställda att utföra det omöjliga. Ibland kan det vara omöjligt att behaga några kunder. Detta minskar omsättningen. Du kan inte branda anställda för att följa dina policyer. Du behöver bara granska deras effektivitet eller värdet av den kunden.
Kunderna förväntar sig god service
Kunderna kräver att de behandlas som sina pengar. Att ha en policy är en förutsättning för verksamheten. Att bara ge en kropp i en butik för att svara på frågor eller ha tillräckligt med personal i ett callcenter för att svara på samtal kommer snabbt att gå obemärkt. En kundservicepolicy är ett sätt att utforma en standard som går utöver förväntningarna. Ron Zemke och John A. Woods skriver i boken Best Practices in Customer Service att kundservicepolitiken fungerar som ett verktyg för att rallya hela organisationen för att flytta mot ett "ambitiöst, önskvärt framtida tillstånd" där tjänsten går längre än förväntningarna kunderna.
Återkoppling
En kundservicepolicy är ett verktyg för att ge vägledning till anställda om hur man söker information från kunder för att förbättra produkterna. I en artikel i "Wall Street Journal" rapporterar Qwest Communications att man utformar en kundservicepolicy för att begära information från kunder för att upptäcka problem som företaget kanske har missat och att lösa dessa problem innan fler kunder går förlorade på grund av otillräckliga serviceproblem.
Utveckla en kundservicepolitik
Träna din personal för att vara problemlösare och att införliva up-sell-taktik för att dra nytta av de dörrar som de har öppnat genom att ge bra service. Renee Evenson skriver "Tillägna tillräckligt med tid för att utbilda medarbetare att göra det jobb de var anställda att göra. Få dina anställda involverade, eftersom de interagerar med kunderna mer än ledningen. De kommer att få en bättre uppfattning om vad kunden förväntar sig av deras erfarenhet av företaget."
