Kundtjänstrepresentanter är anställda av nästan alla branscher. De tjänar som kontakter mellan de företag eller organisationer de arbetar för och deras kunder. Kundtjänstrepresentanter arbetar per telefon, brev eller Internet för att svara på förfrågningar, ge information, hantera klagomål, ge vägledning, anpassa eller uppdatera konton och försök att lösa problem. De kan specialisera sig på ett visst område som fakturering eller tekniskt stöd. Tjänsten hos kundtjänstrepresentanter varierar beroende på deras arbetsgivares karaktär. Eftersom kundservice påverkar företagets rykte och vinst är det viktigt för kundtjänstrepresentanter att använda de mest kända metoderna för att hålla kunderna nöjda, glada och tillbaka för mer.
Besvara kundförfrågningar eller förfrågningar omedelbart. Om ett samtal görs, svara så snart som möjligt eller omdirigera samtal för att säkerställa att kunderna får den hjälp de behöver i tid.
Ge en vänlig hälsning och gör ett bra första intryck med en kund. Använd kundens namn när det är lämpligt för att säkerställa en personlig upplevelse. Behandla kunden rättvist, artigt och respektfullt. Var artig och le.
Lyssna noggrant och artigt till kundens önskemål, problem eller frågor. Tillåt kunden att ventilera, dela information eller fråga så många frågor som han behöver.
Med vänliga hälsningar ber om ursäkt och bekräfta problem vid behov. Få förståelse för vad kunden behöver och bestämma en handlingsplan. Fråga öppna frågor för att avgöra vad kunden behöver.
Lös upp situationer eller svara på frågor i god tid. Om ett problem uppstår som du inte kan åtgärda eller inte vet svaret på, få hjälp från en annan kundtjänst eller en handledare. Använd verktygen som tillhandahålls av ledningen för att möta kundens behov. Återbetalning, ersättning, extra hjälp eller gåva kan vara i ordning. Alla problem kan inte lösas med återbetalningar. Erbjud ett alternativ om lösningen inte är tillfredsställande för kunden.
Erbjud pågående service eller hjälp. När ett problem är löst, låt kunden veta att din avdelning är tillgänglig för fortsatt hjälp eller expertis.
Följ igenom med problem eller anspråk omedelbart. Håll löften, övervaka utvecklingen av multistep-lösningar och se till att problemen löses helt.
Ge kunden en vänlig avslutnings hälsning. Skapa ett positivt och varaktigt minne så att kunden vill återvända eller använda företagets tjänster igen.
tips
-
Var så kunnig om verksamheten eller produkterna som du kan. Att förstå produkterna eller tjänsterna och hur de fungerar är viktiga när man hjälper kunder och svarar på frågor.
Varning
Håll kunden informerad. Om ett problem inte kan lösas omedelbart, låt kunden veta. Ge information som kommer att tilltala en missnöjd kund. Löfte inte resultat som är omöjliga att uppnå.
