En uppgift är en arbetsenhet. Omfattningen av en uppgift kan sträcka sig från en fråga som kräver minimal arbetskraft till en som kräver ansenligt arbete som innebär en mängd subtaskar för att den ska slutföras. Uppgifterna är i allmänhet relaterade till specifika tidsbegränsade mål och mål. Som sådan är organisering och spårning av uppgifter viktigt för att uppnå mål och mål. Genom att begå uppgifter till papper eller ett datorprogram tar du kontroll över din dag och slutligen dina kort- och långsiktiga mål och mål.
Föremål du behöver
-
Att göra lista
-
Kalender
Gå igenom din arbetslista och placera ett numeriskt värde för varje objekt baserat på den uppmätta prioriteten. Detta ordnar dina handlingar på ett sätt som ger dig den bästa chansen att få störst effekt under dagen. Prioritera uppgifter genom att bestämma vikten av varje uppgift för dina mål och mål. Vissa uppgifter kommer med en naturlig känsla av brådska, medan andra kan ge dig en paus för att utvärdera om de verkligen har någon betydelse.
Uppskatta tidens behov för att utföra varje uppgift. Placera ett tidsintervall som anger minimal och maximal tidstilldelning för att utföra varje uppgift. Den tid som krävs för att slutföra en uppgift kan påverka dess prioritering för dagen. Till exempel kan en enkel chore som tar fem minuter att slutföra prioritera över en uppgift med relativt större betydelse som kräver tre till fem timmar att slutföra. Uppgifter som kräver att längre tidsperioder ska slutföras måste naturligtvis kalendreras över en längre tid.
Ange tidsgränser för varje uppgift. Deadlines fokuserar din uppmärksamhet och uppmuntrar din överensstämmelse. Vissa uppgifter kommer att ha tidsfrister som fastställts av externa parter, såsom de som upprättats av kunder eller externa institutioner. Andra uppgifter kräver att du fastställer en tidsfrist. Detta kommer att formas av faktorer som den tid som krävs för att slutföra uppgiften och om arbetet hos andra är nödvändigt för att slutföra uppgiften. Vid delegering av uppgiftsuppdrag bidrar det också till att leverera förfrågningar med tidsfrister som är något tidigare än din egen tidsfrist för uppgiften.
Schemalägga uppgifter. Detta innebär att man bestämmer hur man ordnar uppgifter och aktiviteter i din kalender. Tänk på det naturliga förhållandet mellan uppgifter när du planerar dem. Du får mest effektivitet genom att kombinera liknande uppgifter tillsammans - till exempel genom att fylla i fakturering för olika projekt på en viss tid. Tänk också på dina personliga energitoppar under dagen då schemaläggningsuppgifterna utförs. Om din mentala styrka toppar under morgontimmarna, planera uppgifter som kräver optimal mental uppmärksamhet under den tiden. Om din energi dämpar klockan 3, kan det här vara den bästa tiden att schemalägga enkla sysslor.
Vara rörlig. Du kan prioritera, sätta in tidsfrister och schemalägga uppgifter på ett sätt som gör din tid mest effektiv, bara för att få ett samtal från någon vars egen brådsklista kräver din tid och uppmärksamhet. Låt inte detta spåra dina ansträngningar. Tidhanteringstekniker inkluderar factoring i flex-tid i ditt dagliga schema. Också om det är ett lönsamt alternativ, bestämma vissa tidsperioder som "störningsfri tid" för uppgifter som kräver hög koncentration.
Spåra och markera dina framsteg. Utveckla ett visuellt flödesdiagram eller diagram över din arbetslista som sekvenserar aktiviteter. Utveckla enskilda aktivitetsflödesschema för stora uppgifter som innehåller en serie underrubriker. När du slutför uppgifter och underrubriker, kryssa dem bort från din lista. I slutet av varje dag och slutet av varje arbetsvecka, granska dina framsteg och omorganisera dina uppgifter med nya listor och diagram för den nya dagen och den nya veckan.
tips
-
Bestäm om du har tillräckliga resurser för att slutföra en uppgift. Arbetskvaliteten är i allmänhet viktigare än att träffa en tidsfrist.
