Oavsett om du är en anställd som skriver en rapport för din chef eller en företagsägare som rapporterar till din chef, är det bästa verktyget "why-what-how" -ramen. Varför skriver du denna rapport? Vilken information behöver läsaren veta? Hur ska du presentera dina rekommendationer eller slutsatser? Följande struktur ger ett logiskt flöde till ditt dokument. Det kommer att ge din chef eller verkställande exakt den information som behövs för att göra ett välinformerat affärsbeslut.
Fokusera på varför
Förstå varför du skriver rapporten. Det är viktigt att du är tydlig på rapportens syfte, annars kan du skräddarsy ditt skrivande till fel publik eller lämna ut viktig information. Ställ frågor om det behövs. Om rapporten kommer att distribueras till flera avdelningar, överväga om du ska inkludera enskilda avsnitt som behandlar varje avdelningens problem.
Bestäm vilken information som ska ingå
Samla in den information du behöver, till exempel finansiella data, diagram och diagram. Intervju de personer vars åsikter är relevanta för din rapport. Välj sedan den viktigaste punkten eller punkterna som du tycker att publiken behöver veta. Börja med att skriva några stycken som markerar de viktigaste punkterna, eller strukturera din information till en punktlista med objekt.
Bestäm hur du presenterar din rekommendation
Ge rapporten en titel. Beskriv kortfattat detaljerna i uppdraget eller anledningen till att du skriver rapporten. Beskriv din metod för insamling av information. Organisera rapportens kropp logiskt, exempelvis enligt kärnämnen. Var noga med att ta med tillräckligt med information för att visa att du har undersökt ämnet noggrant. Avsluta rapporten med din slutsats eller rekommendation, baserat på dina resultat.
Lägg till en Executive Summary
Gå tillbaka till början av din rapport och lägg till ett stycke eller två som sammanfattar huvudpunkterna i rapporten. Alternativt använd bulletpunkter för att strukturera dina idéer. Sammanfattning kan vara allt som din chef har tid att läsa så var noga med att ta med all relevant information. Kortfattat, vad handlar rapporten om? Vilka är de viktigaste resultaten? Vad föreslår eller rekommenderar du? Vad händer sen? Redigera din sammanfattning tills den levererar kärnan i din rapport inom en läsningstid på ett eller två minuter.
Formatera rapporten
Om det finns en företagsstilguide, se till att du följer den. Annars formatera rapporten i en lättläst stil, så att kopian är så enkel att skanna som möjligt. Använd tydliga rubriker för att skilja ämnen; Detta gör det enkelt för din chef att hitta den relevanta sidan i rapporten. Överväg att markera viktiga fakta i stort teckensnitt eller fetstil. Organisera eventuella bokslut, tryckta material eller andra bilagor i en bilaga i slutet av rapporten.
Kontrollera och korrekturläsa
Kontrollera rapporten för rätt stavning och grammatik. Online stavningskontroller och grammatik kontroller är användbara men de tillåter inte alltid sammanhang.Om det är möjligt, har någon korrekturläs rapporten med ett blott öga på fel. Be korrekturläsaren att kritisera rapporten generellt. Har du lämnat en tanke oavslutad? Har du konsekvent använt bransch terminologi? Är det lätt att förstå? Försök inte imponera med ditt stavarordförråd - leta efter klarhet istället.
