Det är lätt att falla under missuppfattningen att affärspengar gör en av två saker - kommer in eller går ut. Det finns en tredje kategori: Limbo.När du är i limbo väntar pengar på kontotilldelning eller har ännu inte blivit inbetalat eller mottaget. Ibland spåras dessa medel genom ett temporärt konto, en vägstation av sorter. Allmänt kallat "clearing-konto", kallas de ofta också som tvättkonton, byteskonton, nollbalanskonton och till och med bara tillfälliga konton.
Vad är ett clearingkonto?
Clearingkonton kan ibland förväxlas med "spänningskonton" - förståeligt eftersom de båda tillfälliga kontona väntar på mer information innan ett nästa steg kan hända.
Var de skiljer sig är att ett spänningskonto handlar om att lösa ett mysterium eller ett problem. Kanske har vissa kunder betalat flera saker på en gång i en viss summa och det finns en del kamp för att dechiffrera hur betalningen bryts ner. Betalningen går in i spärrkontot tills det är löst och det förstås var pengarna tillhör.
Clearingkontot är dock ungefär som en huvudbok som används som en påminnelse för tjänster eller varor som mottagits eller såldes som ännu inte har fakturerats eller andra transaktioner som ännu inte kan registreras i detalj. Ibland används den som ett sätt att spåra ett pågående projekt, säg en kontorsrenovering där sedlar lämnas in regelbundet men som behöver klump betalning till en allmän entreprenör vid ett senare tillfälle. När betalningen förfaller och görs kan den läggas ut i rätt konto och rensas från clearingkontot.
Ett annat exempel är ett företag som arbetar med bokslutskommunikéer. De kan parkera intäkter och kostnader relaterade till detta projekt på det tillfälliga eller clearingkontot tills översynen är klar. På den tiden kan de överföra nämnda intäkter och kostnader från clearingkontot till deras nettoresultat.
När ett företag behöver ett clearingkonto
Volymen har i allmänhet mycket att göra med att behöva rensa konton. Säg att det finns löneavgifter att göra med. Lönebetalningskontot ska vara ett nollbalanskonto. Strax efter att betalningarna har tagits upp, innan de utfärdas till anställda, överförs lönekassorna till clearingkontot. När de är inkasserade återgår kontot till noll och alla betalningar är registrerade.
Kanske finns det ett företag som gör en massa kontorsaffärer, som en junking-tjänst som samlar in från människor hela dagen och tar emot kontanter vid varje stopp eller två. Denna innehavare kan använda ett clearingkonto för att snabbt registrera transaktioner och kontanter tills han korrekt kan spela in och fördela medel till sina korrekta konton vid dagens slut eller slutet av veckan.
När det finns en stadig inkomstströmm som kommer in eller ut, kan ett clearingkonto vara till hjälp för att hålla reda på vad som är i övergång eller kommer att behöva räknas med under de närmaste veckorna.
Det är viktigt att notera att hela poängen med att använda clearingkonton är att göra livet enklare under övergångsfasen med pengar. Om man bara använder ett enda clearingkonto för alla typer av transaktioner, besegrar det syftet.
Ett företag borde istället ha ett lönekonto och ett annat för att hantera utgifter, och så vidare. Genom att göra så behålls pengar i sina korrekta kategorier för enklare problemlösning och övervakning efter behov. Det finns ingen gräns för hur många clearingkonton ett företag kan använda i redovisningspraxis eftersom de är nollkonton som inte är avsedda att visas på slutliga bokföringsbokföring. Det handlar om vad som är meningsfullt för att spela in transaktioner och göra böcker balans.
Så här ställer du in ett clearingkonto
Att ställa in ett clearingkonto beror på var du gör det. Säg Quickbooks är din valfria programvara. Öppna "listor", välj sedan "Kontoplan" och högerklicka var som helst här och välj sedan "nytt". Det ska nu vara ett "lägg till nytt konto" -fönster, välj så "bank" -knappen. Quickbook noterar att det finns flera kontotyper att välja, men "bank" är det bästa för ett clearingkonto på grund av flexibiliteten som erbjuds.
Med "Bank" kan du betala in på kontot med "ta emot betalningar" eller "göra inlåning". När du betalar ut kan du använda "skrivkontroller" eller "betala räkningar". Ett annat plus är att bankkontot blir en balansräkning post samt kassaflödesanalys, som redovisas som saldon och även förändringar i saldon.
Då är det praktiskt eftersom fördelning av utgifter till overhead eller klass med nollkontroller innebär att man behöver ett "bank" konto för clearingkontot.
Men tillbaka till skapandet av clearingkontot: När du väl valt "bank", klicka "fortsätt" och skriv nu in en titel i fältet för kontonamn - rensa, byta, tvätta, tillfälliga är alla bra namn för det här kontot, och kanske för vilken avdelning. Såsom "leverantörsskulder konto".
Ange inte en öppningsbalans nu. Bara spara det och stäng.
Men vänta, det finns mer
Varje bokföringsprogram erbjuder olika alternativ och kontokontroller. Deras produktsupport kommer att ha steg för att installera clearingkonton för det systemet. Om ditt företag är ett litet företag och du använder externa tjänster för bokslutskommunikén är det klokt att konsultera din revisor för att se vad hon föreslår som det bästa sättet att förbereda clearingkonton för företagets behov. Hon kan lista vilka kategorier av clearingkonton som skulle gynna din verksamhet.
Oavsett om du använder Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks eller något annat bokföringssystem, kommer deras supportsidor att förklara hur man börjar rensa konton, eftersom de är så grundläggande för de flesta affärsredovisningspraxis. En del molnbaserad bokföringsprogramvara och till och med Quickbooks har plug-ins från tredje part som ger skräddarsydda clearingkonto-lösningar som kan vara värda att undersöka.
Håller sig ansvarig med clearingkonton
Clearingkonton är fantastiskt för att hantera pengaflödet och förblir ovanpå kontantmönster. Men allt detta kan gå fel om det inte finns någon ansvarig för att hålla clearingkontot aktuellt.
Ett clearingkonto bör ses över månadsvis. Avstämning är en avgörande roll för att rensa kontorsucces. Utan avstämning är clearingkonton allt annat än tydligt.
En månad är mycket tid för att du ska ange ett transaktionskonto för varje transaktion som anges i clearingkontot. Det är tillräckligt med tid för att överföra rätt medel till kontona för dessa poster.
Något kvarvarande på clearingkontot efter den här varaktigheten är en transaktion som behöver chase ner. Såsom varför är inte den kontrollen som betalas av en leverantör? Fick den till och med? Om inte skulle det kunna apa med företagets förmåga att ta emot lager eller uppnå nödvändiga tjänster i god tid.
Att säkerställa kontroller betalas, inte bara mottar inlåning, ingår i att vara en framgångsrik verksamhet. När allt kommer omkring, när tjänsteleverantörer inser att du är ansvarig för pengar som kommer och går, skapar det bättre arbetsförhållanden för lång sikt, eftersom de vet att du uppmärksammar att betala dem för sina tjänster.
Så här skriver du clearingkonton på balansräkningen
Lön är en populär användning för ett clearingkonto och det är ett utmärkt exempel på hur ett clearingkonto fungerar.
Liksom eventuella clearingkonton är löneavräkningskonton ett nollbalanskonto. På grund av lönenivå mellan år och år och hur saker kan förändras så ofta i källskatt och andra avdrag, är det bra att använda ett clearingkonto för att hjälpa till att förena dessa saker. Och när fel uppstår eller justeringar måste göras, kan det vara en enklare process att lösa när det är i ett pågående clearingkonto kontra en rad i A / P eller A / R. Det är därför som revisorer älskar att använda clearingkonton - det hjälper till att undvika röriga poster på annat håll.
- Löner $ 22 476
- Arbetstagarens ersättning $ 1,348.56
- Arbetsgivaravgifterna $ 4,719.96
- Lönekostnader $ 77
- Clearingkontosaldo 28.621,52 kr
Alla dessa belopp är upptagna som debitering på vänster sida av bokföringsboken. Avräkningsbalansräkningen är summan av löner, arbetskompis, arbetsskatt och lönekostnader - alla pengar som är inblandade i lönesumman.
På högersidan av bokföringen är en kredit noterad som $ 28 621,52, detsamma som summan för clearingkonto lönerelaterade pengar.
När lönecheckarna är inkasserade bör summan uppräkna upp till $ 22 476, och detta kan förenas till noll. När arbetarens kompensation går till regeringen blir det noll. På samma sätt för skatteanmälan och betalning av lönestjänsterna.
Så eftersom varje radpost betalas ut eller betalas ut under hela månaden eller i slutet av månaden, är den försonad, och efter det är allt sagt och gjort, bör clearingkontot återgå till en nollbalans. Det här är termen "nollställning" kommer från - det är vad resultatet är när clearing av kontoobjekt förenas.
Så här noterar du Clearing-konton på QuickBooks
Intuitlaget bakom Quickbooks har gjort att använda clearingkonton ett ganska enkelt förfarande.
Skapa först en journalinmatning och lägg sedan till A / R- eller A / P-kontot från vilken du flyttar pengar. Lägg nu till clearingkontot. Spara den här journalen.
Skapa sedan en andra journalinmatning och lägg till clearingkontot till den här posten. Lägg sedan till A / P eller A / R-kontot till vilken du kommer flytta pengar.
Slutligen, länk dessa "Two Billing Entries" i "Betalningsräkningar" eller "Betalningar Betalningar".
När nollbalanser inte händer
Oavsett om det används för löneavdrag, leverantörsskulder, kontanttransaktioner som behöver senare upplösning eller fordringar, måste clearingkonton alltid alltid återgå till noll efter transaktionerna kommer in och ut. När rensning av konton inte överensstämmer med noll, orsakar det problem som ripplar ut i huvudboken.
Avstämning är densamma som med andra konton. Om betalningar kommer i det som inte matchar dollar för dollar är det viktigt att fråga varför. Om betalningar går ut för felaktiga belopp, behöver det lösas. Om kontrollerna inte betalas in är det dags att få dem pengas in. Allt detta går in i att förena clearingkontot. När korrekta totals är nollställda, kommer clearingkontot att träffa nollbalans och processen för clearing kan börja på nytt.
Slutliga överväganden
När små företag är inblandade kan röjningsredovisning ha nackdelar. Om det inte finns tillräckligt med transaktioner för att motivera att lägga till detta lager av öppenhet och redundans, kan det vara extra arbete som inte är nödvändigt. Oupplösta poster som är borta med pennies och dollar kan skapa mer krångel än de är värda, men att hålla sig ovanpå på en vecka till vecka och månad till månad kan hålla dessa till ett minimum.
Det är också möjligt att det kan få en negativ inverkan på bottenlinjen för småföretag också. Det kan vara att överföring av medel till ett clearingkonto kan innebära att räntevinsterna för företagsbesparingar förloras, vilket sannolikt inte kommer att vara en stor summa, men inte varje öre räknas i småföretagens hälsa?
I slutändan kan clearingkonton vara ett enormt verktyg för många företag. Huruvida clearing av konton är till nytta för ditt företag kommer ner till volymen av transaktioner och hur många händer som är inblandade i företagsredovisningen. Om du har sökt bättre öppenhet och renare redovisningsledare kan röjning av konton vara den lösning du är ute efter.
