Ett starkt och hälsosamt affärsförhållande kan börja med en formell skrivelse. Detta gäller speciellt när man arbetar med internationella importörer och exportörer. Du kanske inte har möjlighet att träffa dem ansikte mot ansikte, så ett professionellt brev kan vara det bästa alternativet. Att skriva detta brev tar noggrannhet och övervägande.
Formatera ditt brev professionellt, med företagets logotyp, kontaktuppgifter och din personliga information längst upp på sidan. Inkludera också importörens kontaktuppgifter och en korrekt hälsning. Texten bör anpassas till vänster utan indragningar för stycken och med enlinjebyte.
Åtgärda importörens uppmärksamhet i första stycket genom att markera din nyckelförsäljningspunkt. Betona differentieringspunkten som gör dina produkter bäst på marknaden. Du kan ha det lägsta priset, de bästa funktionerna eller den snabbaste vändningstiden från order till leverans. Du behöver inte överdriva, men var noga med att tydligt ange dina företags fördelar.
Ge mer information om ditt företag och dess bakgrund i andra stycket. Förklara hur länge du har varit i affärer och var du befinner dig. Beskriv precis vad du producerar och i vilken volym. Förklara också vem några av dina nuvarande kunder är och gör dem tillgängliga som referens.
Ge ytterligare information om dina produkters funktioner. Detta är särskilt viktigt för tekniska produkter, såsom datormaskinutrustning, nätverksutrustning eller läkemedel. Importören vill veta så många specifikationer som möjligt. Du kan även inkludera diagram eller modeller på en separat bilaga.
Övertyga läsaren att ditt företag är det bästa att arbeta med och att du kan leverera som lovat. Beskriv betalningsvillkoren, turnaround-tid, logistikinformation och prissättning. Lämna brevet öppet för förhandlingar och uppföljning. Stäng anteckningen med ett nådigt avslag.
