Ingen federal lag kräver att arbetsgivare inom den privata sektorn tillåter nuvarande eller tidigare anställda tillgång till deras personalfiler. Typiskt betraktas personaldirektörer av privata anställda som arbetsgivarens egendom, och vissa företag använder den argumentationen för att begränsa tillgången till anställningsfiler. Fackliga och statliga anställda - arbetstagare i den offentliga sektorn - kan få tillgång till sina officiella personaldokument.
Personaldirektorat
Sysselsättningsfiler - ibland hänvisad till som anställd personaldokument - innehåller handlingar som den anställdes första ansökan om anställning, kontaktinformation för nödsituationer, anställningsberättigande formulär, prestationsbedömningar, disciplinära och närvarouppgifter och handledare och chefer om prestations-, tränings- och anställningsåtgärder. Exempel på anställningsåtgärder är kampanjer och uppsägningar. I vissa fall upprätthåller personalavdelningen en officiell anställningslista, och den anställdes handledare eller chef upprätthåller en avdelningsdokument. Även om båda filerna ska innehålla relevant information kan innehållet skilja sig något. Till exempel kan en avdelningsfil inte innehålla kopior av allt pappersarbete och dokumentation som en anställd fullbordar på sin första dag på jobbet, såsom policybekräftelser och W-2-formulär.
Anledning till åtkomst
Nuvarande anställda ber att granska sina filer för att se till att personalavdelningen upprätthåller exakta uppgifter om deras anställning. Om företaget genomför årliga prestationsbedömningar ska kopior av bedömningsformuläret för varje år som anställd varit anställd vara i personalfilen. På samma sätt bör närvarouppgifterna korrekt återspegla arbetstagares frånvaro, oavsett om det beror på sjukdom, semester eller frånvaro. Tidigare anställda begär ofta filer för att få kopior av dokument som de kan använda i sin sökning efter framtida anställning. Till exempel, om en tidigare anställd fil innehåller uppgifter om prestanda och prestationer kan denna information vara till hjälp vid rekonstruktion av ett CV eller förbereda en lista över arbetsuppgifter att dela under intervjuer med potentiella arbetsgivare. Tidigare anställda kan också begära kopior av deras anställningslista att använda vid inlämning av ett klagomål mot en arbetsgivare.
Arbetsgivarpolicy
Många arbetsgivare har arbetsplatspolicy rörande frisläppande av anställningsrekord. Arbetsplatspolitiken varierar beroende på vilka typer av dokument som finns tillgängliga för inspektion och kopiering av anställda, och vissa företag betecknar icke-arbetstid som den enda gången under vilken anställda kan granska personaldokument. Arbetsgivare som har policy på detta ämne brukar ägna en sektion inom arbetstagarhandboken om hur man får tillgång till poster. En välskriven policy beskriver de steg som är nödvändiga för att granska poster, vilka typer av poster anställda har tillgång till när anställda kan se deras register och eventuella avgifter för fotokopiering av dokument som finns i en anställds personaldokument.
Arbetsgivarens skyldighet
Enligt federal lag behöver arbetsgivare inom den privata sektorn inte tillhandahålla kopior av anställningsfiler till nuvarande eller tidigare anställda. Beslutet att släppa ut filer är baserat på företagspolicy och i vissa fall statlig lag som reglerar tillgången till personalfiler. Många arbetsgivare ser dock fördelarna med att följa med anställningsförfrågningar. Att neka tillgång till sysselsättningsfiler kan bara ta upp frågor som arbetsgivaren kanske inte vill svara på. Om arbetsgivare upprätthåller personalfiler som innehåller exakt information som tidigare lämnats till anställda borde det inte ifrågasättas om informationen kan släppas efter att arbetstagaren lämnar företaget. I god tro ger många arbetsgivare tillgång till personalfiler. Denna praxis visar öppenhet om sysselsättningspolitik och register.
Lagarna för tillgång till federal anställd tillgång till anställningslistor är en del av den federala sekretesslagen av 1974; US Office of Personnel Management är den myndighet som är ansvarig för federala personalrekord. Enskilda stater hanterar anställdas begäran om tillgång till personaldokument.
Statliga lagar
Vissa stater har lagar som gör det möjligt för medarbetare att få tillgång till personalfiler. Andra stater är tysta på om nuvarande och tidigare anställda kan granska eller kopiera personalmaterial. I de flesta fall kan anställda - nuvarande eller tidigare - som varit involverade i utredningar på arbetsplatsen, inte visa register avseende undersökningar. Dessa poster borde ändå inte bibehållas i anställningslistan. De ska förblir i förvaret av personalavdelningen och endast personalpersonal med ansvar för utredningen ska ha tillgång till undersökningsmaterial.
Begränsad åtkomst
Stater som har lagar om anställdas tillgång till personalfiler kan kräva att anställda lämnar in en skriftlig förfrågan, och vissa lagar tillåter arbetsgivare att begränsa tillgången till vissa material. Kaliforniens lag kräver exempelvis att arbetsgivare tillåter nuvarande och tidigare anställdas tillgång till sina filer inom 21 dagar efter mottagandet av en anställningsförfrågan. Arbetsgivare som inte följer lagar i Kalifornien i denna fråga är föremål för påföljder, böter och civilrättsliga domar för att vägra tillgång till anställningsfiler. Missouri har däremot inte en statlig lag som innebär att man får tillgång till en anställds personaldokument.
