Varje företag måste ha en metod att registrera, organisera och analysera finansiella data som följer av vardagliga affärstransaktioner. I många fall måste företag och företag följa Generellt Accepterade Redovisningsprinciper som kräver ett specifikt system för bokföring och redovisning. Mindre företag behöver dock också de grundläggande delarna i bokföring för att förbereda sig för skatter och hålla koll på resultatet. Bokhållningssystem kan konfigureras manuellt - med hjälp av fysiska böcker - eller genom att använda bokföringsprogram för att organisera och underhålla informationen.
Journals
I ett bokföringssystem är tidskrifterna den första platsen du kan se för att hitta fullständig information om en transaktion. Den allmänna tidningen, som används av många företag som använder ett dubbelregistreringssystem, registrerar debet- och kreditbeloppen för varje konto när transaktioner uppstår. Det kan också lista en kort beskrivning av transaktionen. Vissa företag kan ha specialiserade tidskrifter, var och en för att registrera en viss typ av transaktion. Till exempel kan du ha både en kontant utbetalning och kontanter kvitto journal, som registrerar checkar avsatta och skriftliga och pengar spenderas och deponeras.Övriga tidskrifter inkluderar löneavgiften, leverantörsskulder och kundfordringar.
Ledgers
Bokföringsledare grupptransaktioner enligt konto och vilken effekt det har på verksamheten. Kategorier i storleken kan innehålla tillgångar, skulder, kostnader och intäkter. Varje kategori innehåller sektioner för var och en av dessa typer av konton (t ex expense-konton). Periodiskt kommer transaktioner från företagstidskrifter att publiceras eller registreras till ledgers. Ett grundläggande ledningssystem har en samling av "T-konton" som varje har två kolumner, en var och en för debiteringar och krediter. Dock kan tre eller fyra kolumnbokstavssystem användas för att spela in annan information, t.ex. en löpande balans i kontot.
kalkylblad
Arbetsblad ger bokhållaren eller revisorn ett sätt att analysera data och testa noggrannheten i bokföringsböcker, tidskrifter och andra dokument som används för att upprätta finansiella rapporter. Ett sådant arbetsblad, försöksbalansen, listar balanserna för alla konton i storboken, registrerar justering av poster till konton och stänger eventuella tillfälliga konton. När "balanserad" måste debetbeloppen motsvara krediterna, annars innehåller storleken ett fel som måste åtgärdas. Andra arbetsblad innehåller analys- och avstämningsblad. Analys kalkylblad analyserar balansen i ett specifikt konto. Avstämningsbearbetningen försonar skillnader mellan två eller flera kända belopp, till exempel hur mycket pengar du har spelat in i huvudkontot och hur mycket kontoutdraget visar.
Bokslut
Årsredovisningar ger viktig information om företagets finansiella situation till externa parter. De flesta bokföringssystem använder fyra stora finansiella rapporter. Balansräkningen ger en ögonblicksbild av ett företags finansiella ställning för ett visst datum, notering av tillgångar, skulder och eget kapital. Syftet med resultaträkningen är att visa företagets nettoresultat för en viss period. Kassaflödesanalyser visar ökning och minskning i kontanter under en period när det gäller affärsverksamhet, investerings- och finansieringsverksamhet i ett företag. Slutligen ändras uttalandet om aktieägarnas eller ägarens eget kapital i bolagets balanserade vinstmedel, noterade poster som årets resultat och utdelning till aktieägarna.
