Om mötet har varit med kollegor eller konkurrenter, är du alltid välkommen att sammanfatta vad som diskuterades och särskilt vad som bestämdes, och att göra det skriftligt, så snart som möjligt efteråt. Du kan kombinera relevanta bitar från ett bibliotek med affärsdokument, t.ex. den på "Inc." Magazines hemsida.
Föremål du behöver
-
Anteckningar eller andra poster från mötet
-
Dokument refererade eller distribuerade i mötet
Börja med ett vänligt men tydligt sammanfattning av datum, tid och plats för mötet, vem deltog i vilka kapaciteter och kortfattat uttalande av mötesets syfte. Till exempel, "Kära Mike: Tack igen för att spendera igår morgon med mig och Steve från vår konstavdelning, diskutera planer för omformning av din förpackning."
Granska vilka dokument och material som presenterades i mötet och några viktiga diskussioner om dem: "Jag är glad att du gillade Steves idéer lika mycket som jag gjorde. Vi var överens om att den sexkantiga kartongen ger din produkt en betydande förändring för att uppmärksamma de funktioner du lägger till nästa år, men det som bygger det att ligga horisontellt på hyllan blir stabilare och tillåter oss att göra båda ändarna bara lite konvexa, istället för en platta och den andra en förlängd punkt utan någon verklig koppling till produkt."
Ge rapporter om alla åtgärdspunkter som överenskommits i mötet: "Steve har åtagit sig att ha de nya designspecifikationerna till vår tillverkningsenhet idag, och de borde kunna ge mig nya kostnadsuppgifter för den vågräta kartongen vid slutet av veckan. och jag kommer båda att bli besvikna om dessa siffror inte är minst 20 procent under de uppskattningar vi hade igår för den upprättiga spetsiga kartongen, eftersom tillverkningen kommer att vara symmetrisk och mindre komplex att passa. Vi behöver dock en beslut av dig om bältesspännet kommer att skrivas ut eller präglas, och om du vill ha metallfärg på det innan vi kan klara av kostnaderna."
Ställ in tidslinjer för nästa steg av alla parter: "Jag gjorde en anteckning om att du trodde du kunde få de beslut som fattades idag eller imorgon. Det skulle göra det möjligt för oss att komma tillbaka till dig när affären är avslutad. Måndag med kostnadssiffror tillräckligt starka för att vi kan börja att formalisera ett kontrakt."
Stäng brevet på så vänligt sätt som det är lämpligt för mötet och omplanera planerna för andra möten du har planerat: "Det är alltid ett nöje att träffa dig. Jag har lunch tisdag på ditt kontor i min kalender, När jag kommer med mockup jobbar Steve. Låt mig veta om Jan verkligen kommer att kunna gå med oss."
tips
-
E-post är bra som ett sätt att skicka uppföljning i rätt tid, men det är alltid bäst att maila hårddisk också, särskilt när mötet innehåller flera företag och frågor som formaliseras senare i kontrakt och inköpsorder. Skicka kopior av recapbrevet till alla som deltog i mötet eller nämns i brevet med namn, funktion eller avdelning.
