Att hålla ett framgångsrikt affärsmöte inbegriper inte bara mötesinnehållet och medlemmarna utan även mötesarrangemanget. För att effektivt ordna ett rum för ett affärsmöte vill du överväga mötesfunktionen och skapa en lämplig atmosfär och arbetsyta för produktivitet. Om rummet är väl ordnat för ditt möte, kan medarbetare kunna arbeta och fungera utan avbrott eller distraktion för att fullt ut utnyttja den tillgängliga mötestiden.
Föremål du behöver
-
tabeller
-
stolar
-
Presentationstillbehör
-
Buntband
-
Silvertejp
-
lampor
-
Sidobord, efter behov
-
Mat och dryck
Tänk på rummets funktion och lägg tabellerna i enlighet med detta. Ett möte i diskussionsstil ska använda en rundbordsstil genom att arrangera tabeller i en cirkel eller halvcirkel så att varje deltagare kan se alla andra. Presentationer kan använda ett styrelserum med en stor rektangel eller placera mindre tabeller i rader med varje deltagare i samma riktning.
Ordna dina sittplatser runt borden enligt din bordslayout med hjälp av bekväma stolar som passar längden på mötet. Hårda plaststolar bör endast användas för korta (timmars eller mindre) möten för att hålla anställda fokuserade och bekväma. Placera två till tre extra stolar till sidan om rummet om det finns fler gäster än förväntat eller en stolsavbrott.
Placera alla rekvisita som podier, blädderblock, projektorskärmar eller presentationsaffischer i ett tydligt synligt område i framsidan av rummet så att varje deltagare kan se det enkelt. Om du använder handouts eller mappar placerar du dem vid varje stol längs bordet eller ställer dem till sidan för att distribuera senare i mötet. Låt inte dessa föremål rota arbetsutrymmet eller göra det svårt att flytta i rummet, till exempel att stapla dem på golvet.
Stäng av ringsignalen på alla telefoner i rummet för att undvika störningar. Koppla inte ur telefonen för att tillåta utgående samtal vid en nödsituation. Om datorer används för mötet, buntar du några kablar med dragkedjor för att undvika att knäppa på fötterna och banda några band på golvet som löper över gångar.
Lägg till ytterligare belysning utöver belysningen i rummet för att mildra atmosfären och göra längre möten mindre visuellt belastande. Ställ lampor på sidobord där de inte kommer i vägen eller blockera vyer, men undvik ljus, vilket kan avge mjukt ljus och doft men kan utgöra en fara.
Ställ in ett litet livsmedelsserviceområde i ett hörn av rummet eller längs en vägg nära dörren för att leverera flaskvatten, läsk, kaffe eller mellanmål som kakor, brownies eller frukt och köttbrickor. Om du använder mat för långa möten, undvik högsockermat och se till att det finns en trashcan i närheten av serviceområdet för att hålla bordet tydligt och städat när måltiderna är över.
tips
-
Om du har möjlighet att välja mötesrum, försök att hitta ett tyst rum bort från alltför stora buller och distraktioner, samtidigt som mötesrummet är bekvämt till badrum på samma våning i byggnaden.
Om möjligt, justera termostaten i rummet till en bekväm inställning så att de som är närvarande inte är för heta eller kalla, vilket gör obehag och distraktion där de inte kommer att kunna fokusera på uppgiften till hands.
