Varje företag borde ha en genomtänkt budget som tar hänsyn till företagets mål, anställdas motivation och de ekonomiska begränsningarna i företaget. Dessutom bör bolaget överväga både bolagets tidigare finansiella och affärsverksamhet samt de mål som bolaget innehar för framtiden.
Ställa in mål
Innan företagets budget fastställs måste budgetutskottet eller andra viktiga beslutsfattare sätta mål för företagets framtid. Mål kan exempelvis innefatta kostnadsbesparingar, vilket skulle kräva en mycket annorlunda budgetform än mål för att expandera ett företag till en andra plats.
Bestämning av tillgängliga resurser
Ett företags mål bör påverka budgetprocessen, men det borde absolut inte diktat helt. Ett företag måste också analysera tillgängliga resurser och bestämma vad den har att tillgå för att nå sina mål. Faktum är att de tillgängliga resurserna i stor utsträckning kan diktera företagets mål. Tillgängliga resurser är inte begränsade till de pengar som bolaget har tillgängligt men kan även innefatta potentiella lån eller ytterligare utländska investeringar. Dessutom måste ett företag överväga sina försäljningsprognoser för det kommande året.
Projicera framtida behov
En budget är framåtblickande och kräver en viss uppskattning. Det är uppenbart omöjligt att förutsäga med perfekt noggrannhet vad din organisations framtida budgetbehov kommer att vara. Det finns emellertid några viktiga datakällor du kan titta på för att uppnå en uppskattning. Dessa källor innehåller tidigare företagsdata, eventuella tillgängliga data om konkurrenter och en analys av nuvarande och utvecklande ekonomiska och regelbundna trender som kan göra det kommande året annorlunda på något sätt från tidigare år.
Matcha framtida behov av tillgängliga resurser
Ofta så kommer dina tillgängliga resurser inte att passa perfekt med dina framtida behov. Det är i denna fas av budgetperioden att du kanske behöver göra några kompromisser och förhandla bland dina avdelningar för att bestämma hur bäst du kan fördela företagets knappa resurser. Du måste hålla företagets prioriteringar och strategiska behov i åtanke när du går igenom denna process.
Erhålla slutgiltigt godkännande
När du har en fullständig budget utarbetad är nästa steg att förvärva godkännande från budgetkommittén eller vad som helst som har befogenhet att göra det slutliga ja eller nej beslutet på din budget. Ju strängare du har arbetat för att tillgodose behoven hos alla viktiga intressenter under de föregående stegen, desto smidigare ska processen vara.
Distribuera de godkända fonderna
När budgeten har slutförts och godkänts är det sista steget i budgetprocessen att fördela de tilldelade fonderna till de olika avdelningarna och affärssegmenten. Typiskt är detta en finansiell chefs eller företagschefers uppgift.
Övervakning och utvärdering
När budgeten har slutförts och fonderna distribueras, är budgetprocessen inte över. Du borde fortfarande aktivt spåra framgången för den budget du har skapat och genomfört. Leta efter områden där resurser saknas eller där avfallet verkar finnas och hålla dessa områden i åtanke för framtida budgetcykler.
