Alla organisationer kräver bra registerhantering, från tidsposter som genereras tills de rensas från systemet. Icke-existerande eller dåligt planerade arkiveringssystem leder till svårigheter att arkivera och hämta poster eller brist på effektivitet vid hantering av informationsflödet. De kan också skapa juridiska problem på grund av borttappade journaler eller slarviga journaler. Väldesignade arkivsystem använder alfabetiska, alfanumeriska eller numeriska kodade etiketter, genererar effektiv registerhantering och producerar mer professionellt drivna organisationer.
Numeriska arkiveringssystem förklaras
Numeriska arkiveringssystem tilldelar nummer till varje fil eller post som innehåller information. Numreringen kan dras från själva posten (dvs. inköpsordernummer), numrering av filer i ordning för rekordgenerering (från 1 till 1000), med sektionsnummerering där filer numrerade under sektioner - eller kategorier - som 100, 200, 300, etc. Höra till specifika ämnesunderrubriker eller använda decimaler (liknande Dewey Decimal System). Numeriska arkiveringssystem innehåller ofta ett filindex för att hjälpa till med rekordhämtning.
Organisation och upprätthållande av order
Numerisk kodning möjliggör förskjutning av hela sektioner av poster samtidigt som korrekt sekvensering upprätthålls. Rekord arkiveras i följd, från höger till vänster och uppifrån och ner. Helt numeriska filer är organiserade i följd, stigande ordning - lägst till högsta antal. Duplex-numeriska filer har två eller flera taluppsättningar, åtskilda av streck, kommatecken eller mellanslag, och arkiveras av öppningsuppsättningen följt av efterföljande nummer. Kronologiska numeriska system indexerar filer efter år, månad och dag.Terminalsiffriga system tillåter att gruppera filer på hyllorna, organisera filer med det sista numret (två till fyra siffror långa) som det primära arkiveringselementet, och arkivera poster efter varandra med sista nummer, mellannummer och sedan första nummer. Krav på hyllutrymme bestäms enkelt genom att gruppera poster efter numeriska sektioner - 10s, 100s, 1000s poster per hyllplan eller hyllenhet. Dessutom är rekordorganisationen ytterligare förstärkt genom filindexering.
Noggrannhet
Filsystem med hög volym - filer som hämtas och återinspireras ofta - kombinerat med färgkodade etiketter gör att filer hämtas och återställs snabbare och eliminerar förvirring där numret faller i följd. I terminalsiffriga system, till exempel, är det slutliga numret kodat med en färg, mittnumret får en separat färg och det första numret får sin egen färg. När första, mellan- och sista numret ändras, gör färgen också. Färgen fungerar som en visuell ledtråd för att öka hastigheten och effektiviteten vid arkivering.
Filhastighet
Numeriska arkiveringssystem kombinerat med färgkodning ökar registrerings- och hämtningshastighet - även när man hämtar en fil betyder det att man hänvisar till ett index för att identifiera filnumret - eftersom filhanteraren har en omedelbar medvetenhet om filplatsen efter filgrupp. I händelse av organisationsfusioner, där de enskilda organisationerna har olika nummersystem behöver de inte ändras. Lägga till filer i filrummet är snabbare eftersom mindre nummererade filer (6-siffriga) är arkiverade till vänster om högre nummererade filer (7-siffriga).
sekretess
Numeriska arkiveringssystem identifierar positivt specifika register samtidigt som konfidentialiteten upprätthålls, vilket är särskilt viktigt i medicinska, kund- och anställningsregister, genom att eliminera personliga identitetsmarkörer. Numeriska arkiveringssystem uppfyller lätt HIPAA-reglerna.
