Du vill att dina anställda ska utnyttja semestertiden efter eget gottfinnande, men det är ditt jobb att se till att du har anställda i alla avdelningar under hela året så normal verksamhet kan fortsätta. Det enda sättet att samordna medarbetarsemestern är att skapa en mästerskapskalender. Du kan använda en mängd olika program på nätet eller på din dator för att jämföra scheman och hantera anställdas semestertid korrekt. Du kan också hålla en papperskalender om du föredrar den metoden.
Föremål du behöver
-
Kalenderprogram
-
Kalendermall
Elektronisk kalender
Navigera till den valda kalenderprogramvaran på din dator eller på Internet. Flera program finns tillgängliga för att skapa en elektronisk kalender, inklusive ordbehandlingsprogram, kalenderprogram eller onlineprogram.
Markera alternativet för att lägga till en ny kalender och lägg till ett namn för företagets semesterkalender. Spara den på hårddisken eller till önskad plats på ditt nätverk eller Internet baserat på programvaruvalet. Blockera några dagar eller veckor att anställda inte kan ta semester eller informera chefer om detta alternativ.
Skapa profilerna för din valda programvara som bestämmer de privilegier och alternativ som människor har. Du och din säkerhetskopia behöver till exempel globala administrativa rättigheter för att göra alla ändringar, men chefer behöver bara lägga till händelser med start- och stopptider som du senare godkänner. Lägg till användare och deras användarnamn till programmet och bifoga den korrekta profilen till dem. Låt chefer skapa sina individuella lösenord, eller lägg till en generisk som de kan ändra. Slutligen, för att göra kalendern tillgänglig för alla anställda, skapa en profil och ett lösenord med endast visningsalternativ som en anställd kan använda. Om du har många anställda kanske du vill skapa flera generiska användare och lösenord som har visningsalternativ.
Gör en elektronisk mall som anställda kan använda för att begära semestertid från sina chefer. Lägg till en plats för deras chefs godkännande. Du kan skapa denna mall från ett ordbehandlingsprogram eller kalkylprogram. Gör denna mall tillgänglig för alla chefer att ge till sina anställda när de behöver begära semestrar.
Kräv avdelningscheferna att godkänna semesterförfrågningar från anställda. Har chefen skriv semesterförfrågningarna i den elektroniska kalendern, men skicka dem en kopia av den godkända semesterförfrågan till dig. Vissa företag kräver att chefer skickar dessa förfrågningar när de kommer in, medan andra kan kräva uppdateringar av semesterförfrågan till kalendern på en viss dag i veckan. Granska och godkänna de tillagda semestern efter behov.
Skriv ut en kopia av mästerskapskalendern regelbundet och skicka in den i anställningsrummet, köket eller brytrummet.
Håll reda på alla semesterförfrågningar så att anställda har tid på böckerna för semester. Skriv ut godkända semesterförfrågningar och behåll en kopia i deras personalfiler. Vidarebefordra en elektronisk kopia av semesterförfrågan till löneavgift för sina uppgifter.
Papperskalender
Ladda ner en gratis kalender från Internet eller välj en kalendermall från ditt valda program. Skriv ut en kopia av den här kalendern. Du kan också få tomma kalendermallar från kontorsleverantörerna om det behövs. Placera kalendern på ett centralt ställe, till exempel kontors-, bryggrummet eller i postrummet.
Blockera några veckor där anställda inte kan ta semester. Du kan gråta ut dessa områden eller lägga en stor X på de dagar som anställda inte får ta av.
Kräva anställda att skriva ned sina tidsbegäran och vidarebefordra dem till sin chef för godkännande. När chefen godkänner skickas begäran till dig. Kontrollera sedan kalendern för att se till att alla områden i ditt företag har det önskade antalet anställda innan du godkänner tidsbegäran.
Lägg till de godkända semestern till företagskalendern efter behov. Vidarebefordra godkända semesterförfrågningar till löneavgiften och behåll en kopia för medarbetarens personaldokument.
tips
-
Innan du etablerar en företags semester kalender granska företagets policy och procedur avsnitt för semestrar. Om du inte har en, måste du skapa policy och hur förfarandena för att be om semester följer de procedurer som valts för elektroniska eller papperskalendar.
Se till att policyn innehåller information som anger begäran är föremål för chefs godkännande och ledig semestertid. För att klargöra eventuella problem med policyn kanske du vill inkludera ett språk som avgränsar en förstklassig grund för första gången, men anger när flera anställda ansöker om lediga dagar under samma period samtidigt som semester beviljas av anciennitet.
Inkludera tidsbegäran för ansökningsformuläret i proceduravsnittet i arbetstagarmanualen. Överför uppdaterade kopior för att inkludera i bruksanvisningen efter behov.
Varning
Granska din policy och rutiner för att säkerställa att de överensstämmer med statliga och federala lagar. Medan företag inte är skyldiga att ge anställda semestrar, när de gör det, måste de följa federala och statliga lagar i programmets administration.
Inkludera en periodiserad semesterplan i policyerna så att anställda förstår hur mycket semester de har rätt till genom sina års service.
