Som småföretagare vill du skapa en produktiv arbetsmiljö som spårar kreativitet och innovation. Ett litet, trångt utrymme med gamla möbler och föråldrade datorer kan påverka medarbetarnas moral och övergripande prestanda. Därför är det viktigt att skapa ett modernt kontorsystem som håller ditt team engagerat och motiverat. Tänk på det som en investering i ditt företag.
tips
-
Ett kontorsystem är ett sammankopplat nätverk av resurser som garanterar en smidig arbetsmiljö.
Vad är ett kontorsystem?
Termen kontorsystem har olika betydelser för olika människor. Generellt hänvisar det till de olika komponenterna och elementen i ett kontor, från datorer och arbetsutrustning till dess fysiska utformning och atmosfär. Det täcker också hur medarbetare interagerar och den övergripande kontorskulturen.
Utan dessa element är ett kontor bara ett rum eller tomt utrymme. Det är människorna och utrustningen som gör detta utrymme till en visuellt tilltalande, produktiv miljö som stämmer överens med deras vision och mål. Faktum är att vissa källor säger att produktiviteten är upp till 20 procent högre i företag med välutrustade kontorslokaler _._ Anställda måste känna sig trygga och bekväma på arbetsplatsen och ha tillgång till kvalitetsutrustning så att de kan uppnå högsta prestanda.
Den fysiska arbetsytan har en direkt inverkan på ditt lags produktivitet och arbetsnöjdhet. Medarbetarnas välbefinnande och arbetsplatsens prestanda är starkt kopplade. Glada anställda kommer att känna sig mer motiverade och kommer att arbeta hårdare för att hjälpa organisationen att växa och uppnå sina mål. Detta kommer att resultera i lyckligare kunder och högre kvalitetstjänster.
Förbättra informationsflödet
Ett funktionellt kontorsystem kommer att se till att dina anställda har tillgång till den kunskap de behöver när de behöver det. Därför är det viktigt att du ger dem moderna datorsystem, programvara och utrustning som hjälper till att underlätta informationsflödet. Överväg att investera i teamsamarbetsverktyg som Slack and Asana, VoIP-system, kontorsprogramvara, Ethernet och projektledningsprogram.
Med dessa resurser får ditt team tillgång till data i realtid och kan kommunicera mer effektivt. Medarbetare som reser eller arbetar på distans kommer att kunna dela filer på språng, chatta med sina kollegor via webben och utbyta information snabbt. Vissa verktyg som projekthanteringsprogram kan effektivisera tidskrävande uppgifter, förbättra samarbete och skapa rapporter med värdefulla insikter om de projekt du jobbar på.
Överväg Hyr en Office Manager
Som företagare kan du inte ha den tid eller kompetens som behövs för att säkerställa att ett kontorsystem fungerar ordentligt. Du föredrar att fokusera på kärnaspekterna i ditt företag, till exempel att förvärva nya kunder eller utöka din verksamhet. I det här fallet, överväga att anställa en kontorschef. Han kommer att se till att ditt kontor löper smidigt, organisera sin layout, schemalägga möten och bestämma vilken typ av programvara och annan utrustning ditt team behöver.
Funktionerna hos en kontorschef är beroende av bransch och typ av verksamhet. En som arbetar för ett advokatbyrå har till exempel olika ansvarsområden än en anställd av en kreativ byrå eller ett forskningsföretag. Generellt är kontorschefer ansvariga för:
- Slutför administrativa uppgifter
- Övervakning av anställda
- Organisera evenemang, möten och konferenser
- Inköp av affärssoftware, kontorsmaterial och utrustning
- Hantera kontorsbudgetar
- Att säkerställa att anställda följer säkerhets- och hälsopolitiken
- Förbereder rapporter
- Analysera energiförbrukningen
- Håll leveranser i lager
- Underhålla kontorsförhållandet
- Identifiera ineffektivitet och förbättringsområden
- Lösa konflikter och tilldela uppgifter
Dessutom kan dessa proffs förklara kontorteknik och hanteringspraxis för ditt team, ge utbildning och utföra allmänna IT-uppgifter. Vissa kan till och med hantera lön och bokföring. Deras primära roll är att säkerställa att ditt kontor fungerar väl.
Skapa en positiv kontors kultur
Förutom att investera i kvalitetsutrustning och följa hälso- och säkerhetsmetoder är det viktigt att du skapar en positiv kontors kultur. Dina anställda är dina mest värdefulla tillgångar, så du måste tillhandahålla en arbetsmiljö där de gillar att spendera tid. Företagets kultur är en viktig del av ett effektivt kontorsystem.
Fokusera på att skapa en atmosfär där människor känner sig engagerade och motiverade. Ta dig tid att lyssna på vad de måste säga och begära deras feedback regelbundet. De kan komma med nya idéer och förslag på hur man minskar driftskostnaderna, lockar fler kunder eller gör saker bättre och snabbare. Uppmuntra dem att uttrycka sina åsikter och berätta vad de behöver för att arbeta mer effektivt.
Enkla saker som att ge gratis kaffe, byta till ergonomiska skrivbord och fira små prestationer tillsammans kan gå långt mot medarbetarnas tillfredsställelse och produktivitet. Faktum är att organisationer med engagerade medarbetare rapporterar a svindlande 202 procent högre prestanda än de utan dem. Ett väldesignat kontorsystem kan vara exakt vad du behöver för att växa ditt företag och få en konkurrensfördel.
