Du är förståeligt besviken över att få ett formellt avslag av något slag. Men kom ihåg, bara om något beslut kan överklagas, vilket innebär att det beslutande partiet ska ta en ny titt och ompröva sitt beslut. Det sätt på vilket du skriver ditt omprövningsbrev som också kallas ett överklagandebrev har mycket att göra med om din förfrågan kommer att bli hedrad eller kommer till och med att få en ny blick.
Var kort och direkt
Människor som fattar beslut som dessa varje dag är överväldigade med kommunikation, inklusive många omprövningsbrev. Så deras första intryck av ditt brev kan påverka hur de känner till din förfrågan innan de ens har läst den. Om det är kramat med långa stycken är de trötta från början; och kan till och med trycka det på bottnen av stapeln. För att få det bästa intrycket:
- Håll ditt brev till en sida.
- Skriv korta stycken.
- Använd punktpunkter för att göra det enklare att läsa.
Använd korrekt företagsstil
Ett omprövningsbrev, eller rekordbrev, är viktigt och kräver därför formellt företagsformat och stil. Håll dessa punkter i åtanke när du skapar ditt brev:
Använd blockformat: Block och indragna format är de vanligaste i affärsbrev. I blockformat spolas varje linje till vänster. Punkter indikeras med ett extra radutrymme i stället för genom indragningar. Även om du kan använda endera, blockerar stilen kullspetsar på grund av att all annan kopia spolas åt vänster.
Börja med din adress: Hoppa över din adress om du använder brevpapper. Annars, skriv din adress på två rader: Gatuadress på rad en och stad, stat och postnummer på rad två. Stava ord som "Street", "Road" och ditt tillstånd. Ta inte med ditt namn i det här avsnittet.
Lägg till datum: Hoppa över en rad och lägg till dagens datum om du skickar ditt brev idag eller imorgon. Om du skickar det senare sänder du det när du skickar det till dig. Eller ändra datumet precis innan du skriver ut och mailar det. Att ha ett aktuellt datum förmedlar att ditt brev är viktigt. Om det är en vecka gammal när din beslutsfattare ser det, ser det ut som gamla nyheter som inte kan betyda mycket.
Lägg till mottagarens information: Hoppa över en rad efter datumet och använd så många rader som du behöver inkludera all din mottagares relevant information, inklusive formellt namn, fullständigt och korrekt namn och företagsnamn och adress.
Exempel på att skriva en rekordbrev till en domare:
Den ärade John H. Cranston
Tingsrätten (eller oavsett domstolens fulla namn)
Domstolens gatuadress
Stad, postnummer (ingen komma mellan stat och postnummer)
Exempel skriva en rekordbrev till en högskola:
Meredith P. Johnston
Dekan av studenter
Milbert College
Gatuadress
Stad, stat och postnummer
Hälsa formellt: Använd det fullständiga formella namnet från avvisningsdokumentet. Till exempel "Kära domare Cranston:" eller "Kära dean Johnston:" Observera att hälsningen slutar med ett kolon.
Trygg, inte arrogant: Tonen du skriver i din rekonstruktion kan vara en "make-or-break" -faktor. Ta inte en antagonistisk, arg eller överlägsen ton. Syfta med att vara säker på din begäran, men ödmjuk i fråga.
Ange din begäran uppifrån
En rekordbokstav är inte platsen för en smart öppning. Beslutsfattare vill veta uppifrån vad ditt brev handlar om. Till exempel:
"Jag skriver för att du ska ompröva ditt beslut i fallnummer 4325671, som gavs på (månad, dag, år). Beslutet bifogas detta brev för din bekvämlighet."
Att bifoga en kopia av ditt beslutsbrev eller dokument gör det lättare för mottagaren att hänvisa till detaljerna i ditt ärende utan att behöva leta upp det. Det minskar också sannolikheten för att de kommer att lägga ditt brev åt sidan när du letar efter dina ärenden.
Lägg till ny information
Din bästa chans att få avslaget omprövas och omvänds är om du har ny information i din rekordbrev som inte gavs vid tidpunkten för det första beslutet. Gör klart att detta är ny information och förklara det kort men så det är lätt att förstå. Till exempel, om du har tagits bort från skolan på grund av en överträdelse av reglerna eller anklagad för ett brott i domstol:
"Jag har ny information som påverkar detta fall:
- Ett vittne har kommit fram med bevis som placerar mig långt ifrån där verksamheten i fråga uppstod.
- Vittnet sverkt och notarized uttalande bifogas. "
Behaga rationellt, inte emotionellt
Om du inte har ny information, försök att ge fallet ett nytt snedstreck eller fråga om att det omprövas annorlunda. Människor som fattar dessa tuffa beslut får många rekordbrev om att beslut omprövas. De har hört alla tänkbara ursäkter och anföranden förut. Varför ska ditt vara undantaget? Undvik att uttrycka dina svårigheter eller förödelse. Alla som avvisas är upprörd, men det är inte ett giltigt skäl att få beslutet att vända om. Till exempel, i fallet med ett kollegium antagande avslag, i stället för:
"Jag kommer vara den enda familjemedlemmen i tre generationer som inte går på Milbert College."
Ange ditt fall i mer rationella termer och adress förmåner till skolan:
' Tolv medlemmar i min familj är stolta Milbert College-studenter, och tre gjorde varaktiga bidrag som gynnar alla studenter:
- Championing byggandet av Tower Arch.
- Insatser för expansion av biologiska avdelningen.
- Stolar den årliga Fulton Poetry Competition.
Jag vill också lägga till mina bidrag till Milbert College. Av dessa skäl anser jag att min status som en äldre sökande bör ges ytterligare överväganden. "
Avsluta din omprövningsbrev
Skruva om din omprövning brev med ett snabbt tack. Lägg till en formell avslutning och ange att bilagor ingår. Till exempel:
Tack för att du tog tid och ansträngning för att ompröva mitt beslut.
Vänliga hälsningar,
(Hoppa över fyra rader för att underteckna ditt namn)
Ditt fullständiga namn
Titel, om det är lämpligt
(Hoppa över en rad)
Bilagor: Domstolsbeslutsdokument
Använd ett grammatik och stavningsprogram för att kontrollera och korrigera eventuella fel. Skriv ut, skriv och maila omedelbart omprövningsbrevet.
