I affärer är vi in och ut ur möten, där vi fattar många beslut. Vid slutet av mötet träffar mötesministrar beslut för att se till att alla deltagare vidtar ytterligare åtgärder. Mötesprotokoll täcker alla aspekter av ett möte, från deltagarlista och dagordning till åtgärder som ska vidtas och beslut fattas för ytterligare möten. Genom att använda specifika steg för att utarbeta mötesminuter säkerställer ditt team, kamrater och chefer att diskussionsämnena och förväntningarna för ytterligare åtgärder är kända.
Använd mötesagendan som riktlinje för att skriva dina mötesminuter. Mötesagendan är mötesriktlinjen. Det uppdaterar deltagarna och låter dem känna till målen, deras roller i att uppnå dem och vilka specifika saker som tilldelas dem. Eftersom mötet är baserat på en agenda, blir agendan vägledning för att skriva protokollet.
Beskriv kortfattat deltagarnas roller vid mötet eller projekten för diskussion. Förklara varje deltagares roll för att hjälpa de icke-deltagarna att veta vem som deltog i vilken avdelning och för vilken särskild ändamål. Att redogöra för deltagarnas roller säkerställer att varje person deltar mötet målmedvetet. Deltagarnas roller är viktiga för mötesunderlättaren och deltagarna, så att diskussionerna fortsätter utan att försvagas med tidigare diskuterade ämnen.
Markera målen för mötet genom att tydligt ange dem. Till exempel: att fatta beslut, att samla idéer eller att uppdatera laget om framsteg. Noteringsmålen hjälper läsare i protokollet att förstå klart mötets syfte. Målet eller måldelen är vad många ledande befattningshavare läser; Om de inte behöver vara inblandade i målen behövs ingen ytterligare läsning. Om en chef har ett intresse för målen kan han välja att delta i nästa möte.
Skriv de beslut som fattas i mötet. Notera alla beslut som fattats och diskuteras för att bestämma nästa mötes agenda. Att skriva ut besluten gör det möjligt för deltagare och icke-deltagande att granska om det krävs några uppföljningsaktiviteter för dem, för vilka de sedan kan förbereda sig. Beslut som lyfts fram i mötet kommer att handlas om inte ytterligare diskussion behövs vid ett annat möte, vilket skulle vara ett beslut i sig. Att fånga och dela de beslut som fattas i ett möte är kritiska för exakta och användbara minuter.
Skriv "Next Step" -uppgifter med en ansvarig persons namn bredvid dem. Dessa steg gör det möjligt för mötesinstruktören att förbereda sig för nästa möte, samt för deltagare och icke-deltagande att vara medvetna om vad de ansvarar för efter mötet. Detta säkerställer att individer förbereder nästa möte antingen genom att fullfölja sina uppgifter eller delegera dem till någon annan som kan slutföra dem och delta i nästa möte.
Skicka ut ett utkast till mötesminuten till deltagarna. Utkastet gör det möjligt för deltagare att redigera protokollet genom att uppdatera anteckningar, nästa steg och beslut. Ett utkast till granskning säkerställer att all information har tagits på rätt sätt och att individer hanterar uppgifter som tilldelas dem eller avdelningen. Som en del av utkastet till granskningsprocessen, ange en tidsfrist för alla deltagare på kommentarer. Om inga ändringar mottagits anses protokollet vara godkänt av alla parter.
Skicka ut mötesminuten. När alla återkopplingar har samlats, skicka ut mötesminuten till alla personer som var inbjudna till mötet. Kopiera andra anställda eller deltagare som behöver informeras. Protokollet ska skickas inom 24 timmar från mötet eller 12 timmar före nästa möte, beroende på vilket som kommer först.
tips
-
Inte all information behöver fångas i mötesminuten, höjdpunkter är nog. Mötesminuter är effektiva när de sammanfattar mötet med beslut och ansvar. Om du underlättar mötet, be någon att ta anteckningar till laget.
