Administrativa assistenter och klubbsekreterare kan lagra mötesminuter på olika sätt. Det är bäst att ha både en elektronisk och en kopia så att man kan tjäna som backup för den andra om en kopia går förlorad eller oavsiktligt förstörs.
Spara filen elektroniskt
Spara mötesminuter på din dator på samma plats när din organisation har ett möte. Ge det samma filnamn varje gång så att det är enkelt att hitta den exakta filen du behöver i framtiden. Exempelvis kan du kanske vara non-profit-mötesminuter "Board_Minutes_21 April 2011" och sedan spara den som "Board_Minutes_20 May 2011." Om du har olika typer av möten för att hålla reda på minuter för, spara varje i en annan mapp. Man kan märkas "Board Meetings" och en annan "Staff Meetings", som båda hålls i en "Möten" -mapp på din dator.
Online lagring
Spara dina minuter med hjälp av en online dokumentlagringsservice. Dessa tjänster tar vanligtvis en avgift, men om din dator eller server går ner kan du komma åt Internet från en annan plats och hämta dina filer.
priserna
Online-lagringsföretag kan erbjuda en gratis provperiod för att du ska testa deras produkt. LiveDrive erbjuder till exempel en kostnadsfri prövning på två veckor och kostar $ 6,95 per månad för en datorskopiering och $ 16,95 per månad för upp till tre datorer för säkerhetskopiering online, per april 2011. Båda planerna har obegränsat bandbredd (antal du kan ladda upp och ladda ner). Elephant Drive har en 15-dagars gratis provperiod. Den erbjuder en individuell plan med upp till 100 GB lagring för 2 datorer för 9,95 dollar per månad eller 99,50 dollar per år. Familjeplanen omfattar upp till fem enheter, har upp till 500 GB lagringsutrymme för $ 19,95 per månad, eller $ 199,50 per år.
Hårda kopior
Skriv ut en kopia av mötesminuten. Lägg delare märkt med månaden och året för mötena i ett bindemedel. Sätt in kopian av protokollet i rätt månad och årssektion. När dina bindemedel fyller upp, märk ryggraden med minuter i och börja ett nytt bindemedel. Överväg att hålla två exemplar av dina mötesminuter lagrade på två platser om något händer med någon av dem.
