Ett evigt inventeringssystem är en uppsättning redovisningsprocesser som hjälper ett företag att rapportera finansiella inventeringsdata. Många företag använder detta system - speciellt de som använder ett arbetsorderkostnadsredovisningssystem, eller säljer många olika typer av lager. Företagen måste balansera fördelarna och nackdelarna med ett evigt system innan det genomförs.
Noggrann rapportering
Företagen upplever ofta mer exakt finansiell rapportering med ett evigt inventeringssystem. Revisorer uppdaterar huvudboken efter varje inventeringstransaktion. Detta resulterar i ett generaldirektörskonto som speglar nära den faktiska fysiska inventeringen till hands. Ägare och chefer kan sedan fatta kvalitetsbeslut baserat på exaktheten av rapportering av lagervärden. Flera inventeringstyper drar också nytta av denna metod, eftersom revisorer spårar var och en genom huvudboken.
Elektronisk hantering
Perpetual inventeringssystem använder ofta elektroniska metoder för att registrera transaktioner. Ett exempel är det streckkodssystem som en klädhandlare använder vid försäljning av varor. Varje skanning registrerar data som uppdaterar företagets inventeringsvärde. Revisorer använder denna information för att balansera huvudboken. Företag använder också data för att beställa varor med ett just-in-time-system. Elektronisk beställning hjälper till att förhindra lagerutsläpp och förlorad försäljning.
Kosta
Många eviga inventeringssystem är dyra. Kostnaden för dessa system är dubbelt. Tekniken som krävs för att systemet ska fungera kan vara en stor kapitalkostnad. Uppdatering av systemet för nya ändringar av tekniken är också dyrt. Träning anställda för att använda systemet ordentligt är ytterligare en kostnad. På den administrativa sidan måste företagen hitta revisorer som kan arbeta med systemet och hantera täta förändringar i huvudboken.
Bearbeta
Oändliga lagersystem är ofta tidskrävande. Elektroniska uppdateringar till företagets generalkatalog kan leda till ett behov av kontoförstämningar. Revisorer kommer ofta att tillbringa stora timmar varje vecka eller månad för att förena lager. Hållbara fel kan också orsaka ytterligare komplikationer. Revisorer behöver korrigera fel och balansera lagerkontot innan de stänger bolagets böcker. Rapportering av felaktiga inventeringsuppgifter kan utlösa en revision, vilket medför potentiella problem för företaget.
