På 1980-talet och 1990-talet hade endast medelstora och stora företag råd med dyra personalinformationssystem (HRIS). Dessa program krävde stora mainframedatorer och högkvalificerade programmerare att driva och underhålla dem. Idag kan nästan alla företag inte bara ha råd, men behöver ett informationssystem för mänskliga resurser. Även ett företag med färre än 10 anställda kan köpa ett grundläggande HRIS-program som kan installeras på en stationär dator för att automatisera grundläggande mänskliga processer.
Vad är HRIS?
I huvudsak är en HRIS en databas eller en kombination av databaser som delar information. Till exempel tar medarbetarhyrningsdatabasen information om jobbansökningar. När en verksamhet anställer en ny medarbetare delas personens grundläggande demografiska information med andra HRIS-moduler, så att HR-anställda inte behöver skriva in uppgifterna igen.
Automatiserande och effektiviserande processer
En HRIS har tre grundläggande komponenter - personalinformation, löneförmåner och förmåner. Dessa representerar kärnverksamhetsfunktionerna i en organisations personalavdelning. HRIS hjälper till att automatisera och effektivisera dessa processer, vilket frigör HR-personal att göra projektarbete och lösa problem. Till exempel använder anställda ett identifikationsnummer eller "sveper" ett anställningskort för att checka in varje morgon på en elektronisk tidsklocka som automatiskt överför data till HRIS. Detta eliminerar behovet av lönearbetare att manuellt skriva in arbetstidsarbetstimmar från papperskortskort till lönesystemet.
Arbetsförmedlingsprocessen är ett annat bra exempel på hur en HRIS kan minska kostnaderna. I många företag söker kandidater till jobb via Internet. Det betyder att HR-personal inte längre behöver hantera, sortera och vidarebefordra ansökningar till lämpliga avdelningar.
Rapportering och beslutsstöd
Eftersom grundläggande HR-processer är automatiserade och all nödvändig information lagras i anslutna databaser, förenklar HRIS rapporterings- och hanteringsbeslutsstöd. De flesta system innehåller en mängd olika HR-rapporter som kan användas för att hantera verksamheten och planera för framtiden, till exempel ersättning per löptid och år-till-datum, fördelar inskrivning och arbetstid och närvaro. Många HR-system kommer att tillåta användare att utveckla ad hoc-rapporter för att analysera specifika problem eller identifiera trender för att hjälpa hanteringen i strategisk planering.
Legal Compliance Support
Dessa system genererar rapporter och dokumentation som krävs av statliga och federala myndigheter, såsom W-2 Löne- och skatteutlåtande, EEO-1 Arbetsgivaruppgifter och Sammanfattningsrapport, och Arbetsgruppen Sjuka och skadade rapporten (OSHA 301 Rapportera).
En HRIS kan hjälpa företag med förhandlade avtal om arbetskraft genom att införliva kraven i avtalet i den dagliga verksamheten, till exempel att spåra anställning i syfte att befordra, uppsägningar och löneökningar. Informationsteknologin hjälper också HR-avdelningen övervaka arbetskrafts- och prestationsfrågor.
HRIS-länkar
Beroende på systemets sofistikerade system kommer ett HRIS-program att möjliggöra datadeling och integration med andra väsentliga affärssystem, såsom ekonomi och supply chain management. Dessutom kan vissa system tillhandahålla nätverkslänkar till deras sjukförsäkringsbolag och pensionskassan administratörer. Detta gör det möjligt för arbetsgivare och försäkringsbolag eller fondförvaltare att snabbt och enkelt dela medarbetarinformation.
HRIS kopplar också ett företags personalavdelning med chefer och anställda. Med hjälp av ett intranät - ett säkert privat datanät som ägs och drivs av ett företag - kan anställda gå in i sina arbetade timmar, anmäla sig till förmånsprogram eller fortbildningskurser och ta emot kommunikation från HR-avdelningen.
